5+ Tugas Resepsionis Front Office & Tanggung Jawabnya

Tugas Resepsionis – Setiap kantor sebuah perusahaan pasti memiliki front office dan orang-orang yang bekerja sebagai resepsionis. Sesuai dengan namanya, resepsionis adalah orang yang bertugas untuk menerima tamu yang datang ke kantor tersebut.

Walaupun tugasnya terlihat mudah dan sepele, resepsionis punya peran yang sangat penting bagi sebuah kantor. Resepsionis adalah bagian terdepan dan pertama yang akan ditemui oleh tamu. Jadi, resepsionis juga bisa berperan sebagai “wajah” dari kantor itu sendiri.

Resepsionis wajib menjaga image kantor, karena itu orang-orang yang bekerja di bagian ini haruslah profesional dan sudah terlatih melayani tamu. Nah, artikel kali ini akan membahas beberapa tugas pokok resepsionis yang mungkin belum Anda ketahui.

1. Menerima dan Menyambut Tamu

Tugas pertama dan yang utama bagi seorang resepsionis adalah menerima sekaligus menyambut tamu yang datang ke kantor. Kedengarannya memang sangat mudah, bukan? Tapi, ada hal-hal penting yang sebaiknya diperhatikan ketika bertugas sebagai resepsionis.

a. Selalu Dalam Keadaan Siap

Tamu bisa datang kapan saja, maka resepsionis pun harus selalu siap menjalankan tugasnya. Jangan sampai seorang resepsionis membuat tamu menunggu dan merasa tidak nyaman, pasalnya hal ini bisa menjadi nilai minus bagi perusahaan.

Karena itulah bagian resepsionis biasanya diisi oleh lebih dari satu orang agar bisa berbagi tugas. Misalnya yang satu masih sibuk menerima telepon masuk, resepsionis lainnya bisa melayani tamu yang datang.

b. Mengarahkan Tamu ke Meja Resepsionis

Tidak semua tamu tahu ke mana mereka harus mencari informasi. Itulah kenapa biasanya ada beberapa tamu yang terlihat kebingungan ketika baru masuk ke dalam kantor. Bila ada pengunjung yang seperti ini, resepsionis harus sigap mengarahkan mereka.

Mengarahkan tamu bukan berarti mengantar mereka secara langsung ke meja resepsionis, tetapi bisa melalui sikap atau gestur tubuh. Misalnya, resepsionis berdiri dan melakukan kontak mata dengan tamu sambil tersenyum.

Resepsionis juga bisa melakukan gestur tangan seolah mengajak tamu untuk mendekat ke meja. Hal-hal seperti ini bisa sangat membantu para tamu. Tamu juga jadi tahu bahwa mereka harus ke meja resepsionis terlebih dahulu untuk mencari informasi yang diperlukan.

c. Senyum, Sapa, dan Salam

Sebagai pihak yang berhubungan langsung dengan publik atau orang luar, resepsionis wajib memegang etika senyum, sapa, dan juga salam. Hal ini untuk memberikan kesan baik dan ramah sehingga para tamu pun tidak sungkan untuk bertanya.

2. Melayani Keperluan Tamu

Tugas kedua seorang resepsionis adalah melayani tamu dengan sebaik-baiknya. Tanggung jawab resepsionis adalah sebagai berikut:

a. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan

Tamu atau pengunjung yang datang pasti membutuhkan sebuah informasi. Tujuan mereka juga berbeda-beda, ada yang bertanya letak ruangan tertentu, lowongan kerja, penerimaan magang, atau mungkin sudah membuat janji dengan seseorang di kantor tersebut.

Apa pun pertanyaannya, resepsionis harus bisa memberikan informasi yang dibutuhkan. Jika tamu sudah membuat janji atau ingin ke ruangan tertentu, resepsionis tinggal mengarahkan mereka ke tempat yang ingin dituju.

b. Mengatur Jadwal Pertemuan Antara Tamu dan Pihak Kantor

Bila ada tamu yang ingin bertemu dengan seseorang di kantor tersebut dan belum membuat janji, resepsionis juga bertanggung jawab untuk mengatur pertemuan antara kedua belah pihak.

Misalnya, ada pengunjung yang ingin bertemu dengan bos perusahaan, maka resepsionis harus menghubungi bagian terkait untuk menginformasikan kedatangan tamu. Di waktu yang sama, resepsionis bisa mempersilakan tamu untuk duduk di area tunggu yang sudah tersedia.

Ketika sudah ada izin dari pihak terkait, barulah resepsionis memberikan arahan kepada tamu soal ruangan mana yang harus dituju. Bila bos perusahaan belum bisa ditemui, resepsionis wajib memberitahu waktu/jadwal pertemuan kepada pihak tamu.

3. Melayani Reservasi Kamar (khusus resepsionis hotel)

Tugas ketiga ini hanya dilakukan oleh resepsionis hotel. Tugasnya menangani tamu yang ingin menginap atau melakukan pemesanan kamar hotel. Untuk detailnya, tugas resepsionis hotel mencakup hal-hal berikut ini:

Melayani tamu yang ingin check in dengan memeriksa ketersediaan kamar. Bila sudah, resepsionis memberikan kunci/kartu kamar kepada pengunjung.
Melayani pemesanan kamar melalui telepon.
Mencatat daftar semua pengunjung yang datang.
Memberi tahu lokasi kamar yang sudah dipesan.
Melayani tamu yang ingin check out, yaitu meminta kembali kunci/kartu kamar sekaligus menangani masalah pembayaran.
Melayani tamu yang ingin pindah kamar.
Melayani keluhan tamu hotel dan menindaklanjuti dengan sigap.

3. Menerima dan Meneruskan Panggilan Telepon

Hampir semua telepon yang masuk ke sebuah kantor atau perusahaan akan diarahkan ke meja resepsionis. Jadi, resepsionis tidak hanya berurusan dengan tamu yang datang secara fisik, tapi juga panggilan telepon dari pihak luar kantor.

Tugas resepsionis berkaitan dengan telepon masuk adalah sebagai berikut.

a. Menjawab Telepon dengan Sopan dan Ramah

Walau tidak bertemu secara langsung, resepsionis harus tetap bisa memberikan kesan ramah saat menjawab telepon. Keramahan ini bisa didengar dari ucapan salam, intonasi suara, atau pemilihan kata-katanya.

b. Kalimat yang Diucapkan Resepsionis

Setidaknya ada tiga hal yang harus diucapkan resepsionis saat menjawab panggilan telepon, yaitu diawali dengan salam, dilanjutkan dengan identitas kantor, lalu bertanya soal keperluan si penelepon.

Contoh:

“Selamat pagi, dengan kantor Maju Jaya, ada yang bisa dibantu?”

c. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan Oleh si Penelepon

Bila penelepon menanyakan produk, layanan, atau informasi tertentu soal perusahaan, resepsionis wajib memberikan jawaban yang memuaskan. Khusus untuk hotel, penelepon biasanya ingin memesan kamar dan resepsionis harus bisa melayaninya dengan baik.

d. Meneruskan Panggilan Telepon ke Pihak Terkait

Sebagian penelepon tidak hanya ingin mencari informasi, tetapi juga ingin menghubungi seseorang atau bagian tertentu di dalam kantor. Tugas resepsionis adalah menerima dan meneruskan telepon tersebut ke pihak terkait.

e. Mencatat Telepon Masuk

Resepsionis bertugas untuk mencatat semua panggilan telepon yang masuk ke kantor, termasuk pesan atau keluhan yang disampaikan oleh si penelepon. Tugas ini memang terlihat sepele, tapi data-data telepon seperti ini bisa berguna bagi perusahaan.

4. Menerima dan Meneruskan Surat/Paket

Di sebagian kantor, surat-surat yang datang akan tiba di bagian resepsionis terlebih dahulu, tetapi ada juga yang melalui satpam. Secara garis besar, tugas resepsionis dalam hal penerimaan surat/paket adalah sebagai berikut:

1. Menerima dan Memeriksa Surat/Paket

Resepsionis tidak hanya bertugas menerima, tetapi juga memastikan bahwa surat atau paket yang datang sudah sesuai dengan alamat kantor. Akan tetapi, terkadang ada kejadian ketika alamat sudah sesuai, tapi nama penerima surat tidak pernah ada di kantor tersebut.

Hal-hal semacam ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, mungkin ada kesalahan penulisan nama atau justru salah alamat. Bila terjadi hal seperti ini, resepsionis wajib menganjurkan kurir untuk menghubungi si penerima lebih dulu lewat nomor telepon yang tertera di surat.

2. Meneruskan Surat/Paket ke Pihak Terkait

Setelah menerima, resepsionis bertugas untuk meneruskan surat atau paket ke pihak-pihak terkait. Caranya bisa dengan memberikannya secara langsung ketika bertemu di front office, bisa juga dengan meminta bantuan orang lain seperti office boy.

5. Memastikan Bahwa Semua Terlayani Dengan Baik

Profesionalitas atau kredibiltas perusahaan dapat diukur dari bagaimana para resepsionis yang dimiliki perusahaan bekerja. Setiap tamu yang datang haruslah dilayani dengan baik, dengan tidak memandang bulu dan penampilan para tetamu nya.

Nah, itu dia penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab resepsionis secara umum. Semua tugasnya memang terlihat mudah, tapi resepsionis tetap memiliki tanggung jawab yang sama besarnya seperti pegawai kantor lainnya.