15+ Peralatan Kearsipan dan Gambarnya, LENGKAP!

Peralatan Kearsipan – Tahukah Anda, aktivitas apa yang tak dapat diabaikan dalam kegiatan resmi? Aktivitas itu adalah pengarsipan. Di setiap kantor, instansi, bahkan organisasi-organisasi, sistem pengarsipan yang baik sangat dibutuhkan.

Menyepelekan sistem kearsipan akan membuat pekerjaan menjadi berantakan dan bahkan banyak perusahaan yang mengalami kerugian atau gulung tikar karena sistem kearsipan yang kacau dan tidak terencana dengan baik.

Supaya bisa memahami pentingnya sistem kearsipan dan apa saja yang dibutuhkan dalam aktivitas tersebut, kenali apa saja hal yang perlu diketahui terkait sistem pengarsipan di bawah ini.

 

Peralatan Kearsipan

  • Map Snelhecter
  • Hanging Map (Map Gantung)
  • Stopmap Polio
  • Map Folder
  • Ordner
  • Box Arsip
  • Guide atau Sekat Arsip
  • Numerator
  • Perforator
  • Rak Arsip
  • Lemari Arsip
  • Filling Cabinet
  • Stapler
  • Label Arsip
  • Alat Sortir
  • Rotary Filling dll

 

PENGERTIAN KEARSIPAN

pengertian kearsipan
pixabay.com

Dalam KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), arsip artinya adalah dokumen tertulis, lisan atau gambar dari waktu yang lampau yang disimpan dalam media tulis dan elektronik. Ia biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Sementara itu, kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Untuk bisa mengarsipkan dokumen-dokumen tertentu dengan baik, Anda membutuhkan sumber daya manusia yang mumpuni, rajin dan rapi.

Namun, tentu saja sumber daya manusia yang baik harus ditunjang dengan peralatan yang lengkap. Alat-alat ini bisa menyimpan dokumen dengan baik dan membuat kegiatan pengarsipan bisa dilakukan dengan lebih cepat.

PERALATAN KEARSIPAN DAN GAMBARNYA

Untuk membantu lancarnya proses pengarsipan, ada banyak peralatan penting yang bisa Anda dapatkan dengan mudah.

Berikut merupakan berbagai macam peralatan kearsipan yang penting dan digunakan oleh berbagai kantor, lembaga, dan juga organisasi.

1. Map Snelhecter

peralatan kearsipan map snelhecter
bukalapak.com

Map Snelhecter merupakan jenis map plastik dengan sampul transparan dan juga penjepit kertas di bagian dalam.

Map ini hadir dengan berbagai macam warna dan tipis sehingga bisa diletakkan di dalam kabinet dan bisa digunakan untuk memisahkan dokumen-dokumen berdasarkan kategorinya.

2. Hanging Map/Map Gantung

peralatan kearsipan
tokopedia.com

Map gantung hadir dengan berbagai warna, menggunakan penjepit, dan juga tipis layaknya map Snelhecter. Namun, berbeda dari Snelhecter, map ini biasa digantungkan di kabinet dengan gantungan dari kayu atau besi.

Apa kekurangan dari hanging map? Map gantung tidak bisa menahan beban terlalu berat dan apabila digantungkan, akan rentan hilang sehingga tidak seaman arsip di dalam lemari.

3. Stopmap Folio

stopmap polio
shop.outletz.id

Stopmap folio merupakan jenis map yang paling murah. Alasannya tentu karena stopmap ini terbuat dari kertas. Kekurangannya adalah, stopmap folio ini mudah sobek dan tidak tahan lama, jadi biasanya hanya digunakan untuk berkas hal-hal yang sifatnya temporer atau sementara.

Stopmap polio biasanya digunakan untuk menyisipkan surat lamaran kerja, proposal atau dokumen lainnya agar tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.

4. Ordner

peralatan kearsipan dan gambarnya
bukalapak.com

Jika Anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak dokumen sekaligus, ordner adalah jawaban bagi Anda. Map ordner terbuat dari karton ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar.

Map ordner biasanya diletakkan di kabinet terbuka meja secara berjajar. Di sampul bagian tengah, biasanya ada kertas yang bisa dipakai untuk menuliskan jenis folder.

5. Map Folder

macam macam map
tokopedia.com

Map folder merupakan map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen.

Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan rapi. Berbeda dengan map Snelhecter yang penjepitnya kurang kuat jadi rentan jatuh.

6. Box Arsip

ipb.ac.id

Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Nah, boks arsip biasanya terbuat dari karton dan terdiri atas berbagai macam ukuran.

Biasanya, boks arsip disimpan di dalam gudang atau di perpustakaan. Bok arsip bisa menyimpan arsip dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.

7. Guide Arsip

tokopedia.com

Sekat atau guide arsip biasanya dipakai untuk menandai batas arsip sehingga memudahkan Anda dalam pencarian dokumen. Guide arsip hadir dengan material plastik dengan warna merah, hijau, kuning, dan sebagainya.

Kekurangan dari guide arsip ini adalah bahannya cukup mudah sobek sehingga Anda harus berhati-hati saat menariknya.

8. Numerator

apksmkt.blogspot.com

Penomoran dalam arsip memang sering membuat Anda pusing dan repot. Nah, dengan numerator, Anda tak perlu memusingkan hal tersebut, karena Anda hanya perlu memilih rangkaian angka untuk kemudian dicap pada arsip tertentu.

Penggunaan alat ini persis seperti stempel, kita tinggal memutar angka tanggal, bulan dan tahun sesuai keinginan kemudian menempelkan pada berkas yang ingin ditanggali.

9. Perforator

bukalapak.com

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas yang akan disimpan dengan mudah dan tertata. Untuk penataan arsip di map atau binder, perforator sangatlah berguna.

Alat ini tersedia dengan berbagai jenis, harga dan merk. Beberapa merk perforator yang terkenal diantaranya Joyko, Kenko, Bantex dll

10. Rak Arsip

rak arsip
jualo.com

Rak arsip dibagi menjadi beberapa bagian dan dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis-jenisnya. Dalam perkantoran atau lembaga, rak ini bermanfaat, karena dokumen yang ada pada bidang tersebut biasanya banyak dan sangat penting.

11. Lemari Arsip

lemari arsip
bilqisfurniture.com

Lemari arsip adalah lemari dengan kaca pada pintu dan juga dengan sekat-sekat. Lemari arsip berguna untuk mengelompokkan dokumen-dokumen dan membuat dokumen terlihat terbuka dan mudah untuk ditemukan.

Lemari ini memiliki kunci sehingga aman dan tidak sembarang orang bisa mengakses arsip di dalamnya.

12. Filing Cabinet

wayfair.ca

Ini merupakan perabot yang paling banyak dipakai dalam pengarsipan. Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokkan barang dan dokumen.

Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam arsip.

13. Stapler

gambar alat kearsipan
wikipedia.com

Stapler berguna untuk menyatukan satu dokumen dengan dokumen lain dengan mudah. Anda hanya perlu mengisi stapler dengan isiannya yang terbuat dari besi.

Setelah itu, tekan kedua sisi stapler hingga besi mengikat dokumen kertas yang Anda inginkan. Ingat, jangan menggunakan stapler untuk dokumen yang tebal. Stapler hadir dalam berbagai ukuran dan bisa dipilih sesuai tebal file dan keperluan Anda.

14. Label Arsip

ppid.ub.ac.id

Harus diakui bahwa label arsip adalah sebuah hal yang penting dalam pengarsipan. Nah, label arsip berguna untuk menandai map-map dengan nama atau dengan jenis arsip.

Ini tentu memberikan kemudahan bagi Anda yang sering merasa kebingungan saat akan mencari arsip tertentu di kabinet arsip dan rak.

15. Alat Sortir

nitaliya0111.blogspot.com

Alat sortir merupakan alat yang penting dalam proses surat-menyurat. Alat sortir dapat digunakan untuk memisahkan surat-surat berdasarkan kategorinya dan juga berdasarkan tanggal masuk surat.

Ada berbagai jenis alat sortir surat dan dokumen. Yang paling banyak dipakai adalah yang berbentuk seperti rak terbuka dan punya tingkatan bak anak tangga.

16. Alat Penyimpanan Berputar (Rotary Filling)

peralatan kearsipan
apksmkt.blogspot.com

Penyimpanan arsip di lemari terlalu menyusahkan dan membuat Anda harus membongkar banyak map? Ini tentu membuang-buang waktu. Nah, untuk Anda yang ingin mempersingkat waktu, bisa menggunakan rotary filling.

Rotary filling merupakan alat penyimpanan yang berputar dan di bagian dalamnya, Anda bisa meletakkan berbagai macam arsip yang penting. Anda hanya perlu memutar untuk bisa menemukan file yang sesuai.


Demikian artikel singkat mengenai peralatan kearsipan dan gambarnya beserta fungsi-fungsinya lengkap. Semoga bermanfaat ..

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *