15+ Peralatan Kantor dan Fungsinya Beserta Gambarnya

Peralatan Kantor berfungsi untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan para karyawan di kantor. Dengan ketersedian semua alat kantor dalam sebuah ruangan, maka pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Alat kantor terdiri dari alat pengadaan, penyimpanan, pengeluaran, penghapusan dan pemeliharaan semua aset yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari barang bernilai kecil seperti kertas sampai mesin komputer.

Alat-alat kantor sendiri terbagi menjadi 2, yakni peralatan kantor dan perlengkapan kantor. Secara sederhana peralatan kantor adalah alat yang berjangka waktu pemakaian lama seperti misalnya mesin fotokopi, printer, komputer dll.

Sedangkan perlengkapan kantor adalah barang yang digunakan untuk mendukung penggunaan peralatan kantor dan pemakaiannnya bersifat jangka pendek atau habis pakai, misalnya kertas, tinta printer, tipe-x, spidol dll. 

Peralatan Kantor

• Meja dan Kursi Kantor
• Perangkat Komputer
• Printer & Scanner
• Mesin Fotokopi
• Alat Penghancur Kertas
• Mesin Absensi
• Lemari Arsip
• Perangkat Telepon dan Mesin Faks
• Alat Penghitung Uang
• Proyektor LCD
• Kalkulator
• Filling Cabinet
• Lemari Arsip
• Numerator
• Perforator
• Stepler
• Alat Sortir dll

1. Meja dan Kursi Kantor

Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti dimiliki setiap kantor. Diatas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer, file-file pekerjaan dan peralatan pribadi karyawan yang menunjang pekerjaan.

Meja dan kursi kantor biasanya didesain sedemikian rupa dengan ketinggian yang disesuaikan dengan standar tertentu agar para pegawai nyaman dan tidak pegal ketika berlama-lama beraktivitas menggunakannya.

2. Perangkat Komputer

Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU, layar komputer beserta perangkat input seperti keyboard, mouse dan juga perangkat output komputer.

Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor seperti pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan, editing video gambar dan sebagainya. 

Pada umumnya, perangkat komputer kantor jaman sekarang kebanyakan menggunakan LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor jaman dulu yang menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja kantor.

3. Printer dan Scanner

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer.

Pada beberapa jenis printer, Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat (mesin printer & scanner). Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer. 

4. Mesin Fotokopi

Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas. Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan, terutama untuk penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain.

5. Alat Penghancur Kertas (Paper Shredde)

Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan.

Bila kertas tidak dihancurkan dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan. 🙂

6. Mesin Absensi

Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition (pengenalan wajah), retina mata, rfid dan sebagainya.

7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks

Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien atau orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan.

Meskipun sudah terdapat berbagai macam smartpone, penggunaan telepon pada perusahaan menjadi wajib, terutama untuk menjaga formalitas. Begitupun halnya dengan mesin faksimile. 

8. LCD Proyektor

Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan.

9. Kalkulator

Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain. 

Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita menghitung manual menggunakan kertas.

10. Filing Cabinet

Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk pengelompokan barang dan dokumen.

Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat dikunci sehingga kuat dan tidak mudah lapuk atau terserang rayap yang dapat menghancurkan dokumen.

Selain 10 Peralatan diatas, ada juga peralatan dan perlengkapan kantor yang digunakan dalam bidang kearsipan seperti misalnya

• Map Snelhecter
• Hanging Map (Map Gantung)
• Stopmap Polio
• Map Folder
• Ordner
• Box Arsip
• Guide atau Sekat Arsip
• Numerator
• Perforator
• Rak Arsip
• Lemari Arsip
• Filling Cabinet
• Stapler
• Label Arsip
• Alat Sortir
• Rotary Filling dll 

Penjelasan masing-masing bagian dari list diatas sudah kami bahas di artikel Peralatan Kearsipan yang juga merupakan bagian dari peralatan dan perlengkapan di perkantoran.

Perlengkapan Kantor

Selain peralatan kantor, terdapat juga perlengkapan kantor untuk menunjang penggunaan alat-alat kantor. Perbedaan antara peralatan kantor dan perlengkapan kantor telah ditulis pada bagian atas artikel.

Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang mendukung kinerja peralatan kantor, perlengkapan kantor umumnya memiliki harga murah dan habis dipakai dalam waktu singkat atau berjangka pendek. 

• Kertas
• Alat Tulis (Pulpen, Pensil, Spidol, Stabilo)
• Alat Penghapus (Tipe x, penghapus)
• Alat Perekat (Lem, Solasi dll)
• Penjepit Kertas
• Stapler
• Amplop
• Kop Surat
• Stempel
• Tinta Printer
• Kartu Nama
• Kalender
• Kertas Berwarna

Demikian tulisan singkat mengenai perlengkapan kantor juga peralatan kantor dan fungsinya beserta gambarnya secara lengkap singkat dan padat. Semoga artikel ini bermanfaat.