STRUKTUR ORGANISASI : Pengertian, Bagan, Fungsi dan Tugasnya

Struktur organisasi perusahaan dapat diartikan sebagai sebuah garis bertingkat (hierarki), yang berisi komponen-komponen penyusun perusahaan.

Struktur tersebut akan menggambarkan dengan jelas kedudukan, fungsi, hak dan kewajiban dari masing-masing posisi yang ada dalam lingkup perusahaan tersebut.

Tentunya, hal ini bertujuan agar setiap komponen dalam perusahaan bisa berfungsi secara optimal, dan roda perusahaan bisa senantiasa bergerak secara efektif dan efisien.

Dalam struktur perusahaan ini terdapat beberapa personil atau bagian yang tergolong dalam jajaran inti struktur perusahaan, atau yang biasa disebut dengan petinggi perusahaan. Yang terdiri dari dewan direksi (direktur utama, wakil direktur utama, para direktur), para manajer, dan kepala divisi atau departemen. Dan pada susunan di bawahnya terdapat staf-staf dan para pekerja.  

Jenis Struktur Organisasi

Secara garis besar, struktur organisasi perusahaan meliputi 5 jenis struktur, yaitu:

1. Struktur Organisasi Fungsional

yaitu susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi setiap komponen. Dalam sebuah perusahaan, minimal terdapat lima bagian utama (divisi) yaitu divisi produksi (bagian pembuat produk), divisi pemasaran (bagian promosi, pemasaran, dan penjualan), divisi personalia (bagian ketenagakerjaan), divisi pembelanjaan, dan divisi umum.

Karakteristik Struktur Organisasi Fungsional:

1. Departemen berdasarkan Fungsi:

Bagian-bagian atau departemen didasarkan pada fungsi-fungsi khusus, seperti produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dll.

2. Otoritas Fungsional:

Setiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang memiliki otoritas fungsional atas tugas-tugas yang ada di dalam departemennya.

3. Spesialisasi dan Keahlian:

Memungkinkan para anggota tim untuk berkonsentrasi pada tugas yang sesuai dengan keahlian atau spesialisasi mereka.

4. Koordinasi antar Departemen:

Koordinasi antar departemen menjadi penting untuk memastikan semua bagian bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Keselarasan Fungsional:

Organisasi memastikan keselarasan tujuan dan kegiatan antara berbagai departemen untuk mencapai tujuan keseluruhan perusahaan.

Kelebihan Struktur Organisasi Fungsional:

• Keseragaman Fokus: Setiap departemen dapat fokus pada tujuan dan tugas yang spesifik.
• Peningkatan Spesialisasi: Memungkinkan pengembangan keahlian dan spesialisasi di setiap bagian.
• Efisiensi Fungsional: Dapat meningkatkan efisiensi dalam menjalankan fungsi-fungsi tertentu.
• Peningkatan Pengambilan Keputusan: Manajer fungsional memiliki pengetahuan yang mendalam dalam bidang mereka.

Keterbatasan Struktur Organisasi Fungsional:

• Koordinasi antar Departemen: Koordinasi antar bagian bisa menjadi sulit, terutama dalam pengambilan keputusan lintas departemen.
• Keterbatasan Komunikasi: Komunikasi vertikal sering kali lebih diutamakan daripada komunikasi horizontal antar departemen.
• Kurangnya Inovasi: Kecenderungan untuk fokus pada fungsi tertentu dapat menghambat inovasi lintas departemen.

Struktur organisasi fungsional umumnya digunakan dalam perusahaan besar yang memerlukan spesialisasi yang jelas dalam setiap fungsi atau departemen. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menjalankan tugas-tugasnya dengan efisien dan memaksimalkan penggunaan keahlian khusus yang dimiliki oleh setiap departemen.

2. Struktur Organisasi Usaha

yaitu susunan organisasi pada sebuah perusahaan yang didasari oleh adanya usaha pengembangan produk serta riset-riset usaha, sehingga komponen perusahaan menjadi lebih luas.

Struktur organisasi usaha mengacu pada cara di mana sebuah perusahaan atau entitas bisnis diorganisasikan dan diatur secara hierarkis. Ada beberapa jenis struktur organisasi yang dapat diterapkan dalam suatu usaha, dan pilihan struktur tersebut dapat berbeda tergantung pada ukuran perusahaan, tujuan bisnis, industri, dan preferensi manajemen. Berikut adalah beberapa contoh struktur organisasi yang umum:

1. Struktur Fungsional:

• Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, struktur fungsional mengorganisasikan perusahaan berdasarkan fungsi-fungsi khusus seperti produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dll.

2. Struktur Berdasarkan Produk:

• Organisasi dibagi berdasarkan produk atau layanan yang dihasilkan. Setiap divisi bertanggung jawab atas produk atau layanan tertentu.

3. Struktur Matriks:

• Gabungan antara struktur fungsional dan berdasarkan produk. Karyawan bekerja di bawah manajer fungsional dan manajer produk, memiliki dua saluran komunikasi.

4. Struktur Berdasarkan Wilayah (Geografis):

• Perusahaan terorganisir berdasarkan wilayah geografis. Setiap daerah memiliki manajemen sendiri yang bertanggung jawab atas operasi di wilayah tersebut.

5. Struktur Berdasarkan Proses:

• Organisasi dibagi berdasarkan alur kerja tertentu atau proses bisnis yang berbeda, misalnya, produksi, distribusi, dan pelayanan pelanggan.

6. Struktur Berbasis Tim atau Proyek:

• Tim atau kelompok kerja dibentuk untuk proyek spesifik atau tugas tertentu. Masing-masing tim memiliki tanggung jawab sendiri.

7. Struktur Organisasi Virtual:

• Dalam era digital, ada juga struktur organisasi virtual di mana anggota tim bekerja dari lokasi yang berbeda secara online.

Pemilihan struktur organisasi yang tepat bergantung pada berbagai faktor seperti ukuran perusahaan, ruang lingkup bisnis, kebutuhan adaptasi terhadap perubahan pasar, dan preferensi manajemen. Beberapa perusahaan juga mungkin mengadopsi struktur hibrida atau mengkombinasikan elemen dari beberapa jenis struktur organisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Tujuan utama dari struktur organisasi adalah untuk meningkatkan efisiensi, koordinasi, dan kinerja keseluruhan perusahaan dengan memfasilitasi aliran informasi yang baik, pengambilan keputusan yang efektif, dan alokasi sumber daya yang tepat.

3. Struktur Organisasi Matriks

yaitu susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan beragam project yang tengah dikembangkan oleh perusahaan tersebut. Struktur ini dikepalai oleh direktur utama, dan di bawahnya terdapat manajer-manajer proyek yang bertugas dan bertanggungjawab untuk menyelesaikan project masing-masing.

Dalam struktur matriks, karyawan biasanya memiliki dua atasan atau lebih dan secara aktif terlibat dalam dua saluran komunikasi yang berbeda.

Karakteristik Struktur Organisasi Matriks:

Dual Reporting:

Karyawan memiliki tanggung jawab kepada dua manajer atau lebih, seperti manajer fungsional dan manajer proyek.

Fleksibilitas dan Responsif:

Struktur ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan pasar atau kebutuhan proyek dengan lebih cepat.

Spesialisasi dan Fokus:

Karyawan dapat mengembangkan spesialisasi dalam area tertentu sambil tetap terlibat dalam proyek-proyek yang berbeda.

Kesulitan dan Kebutuhan Koordinasi:

Koordinasi yang efektif diperlukan karena karyawan bekerja di bawah dua saluran manajerial yang berbeda.

Peningkatan Komunikasi:

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan semua pihak terlibat dalam proyek mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Kelebihan Struktur Organisasi Matriks:

• Fleksibilitas: Perusahaan lebih responsif terhadap perubahan lingkungan atau pasar.
• Spesialisasi: Karyawan dapat mengembangkan keahlian dalam bidang spesifik.
• Peningkatan Inovasi: Kolaborasi antar bagian dapat memicu inovasi dan solusi kreatif.

Keterbatasan Struktur Organisasi Matriks:

• Konflik Prioritas: Karyawan dapat menghadapi konflik ketika tugas dari manajer fungsional dan manajer proyek saling bertentangan.
• **Kompleksitas: Struktur ini bisa menjadi kompleks dengan banyak saluran komunikasi dan pembagian tanggung jawab yang tidak jelas.

Struktur organisasi matriks sering diterapkan dalam industri seperti teknologi informasi, konstruksi, riset dan pengembangan di mana proyek-proyek bersifat kompleks dan memerlukan kolaborasi antar departemen atau fungsi yang berbeda. Ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan keahlian spesifik dari karyawan dalam proyek-proyek yang berbeda sambil menjaga fungsi fungsional yang teratur.

4. Struktur Organisasi Proyek

Struktur yang dibentuk hanya untuk mengerjakan suatu proyek kerja pada sebuah perusahaan, dan akan ditiadakan ketika proyek telah berhasil diselesaikan.

Dalam struktur ini, semua orang yang terlibat dalam proyek dikelompokkan bersama dengan tujuan fokus pada penyelesaian proyek tersebut. Struktur organisasi proyek biasanya memiliki karakteristik berikut:

Karakteristik Struktur Organisasi Proyek:

Fokus pada Proyek:

Organisasi terfokus sepenuhnya pada proyek tertentu. Semua sumber daya dialokasikan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Tim Proyek:

Terdapat tim khusus yang terdiri dari anggota proyek dengan keahlian dan peran yang spesifik.

Manajer Proyek:

Seorang manajer proyek bertanggung jawab atas perencanaan, pengelolaan, dan penyelesaian proyek.

Komunikasi Efektif:

Komunikasi dalam tim proyek sangat penting untuk memastikan semua anggota memahami tujuan proyek dan tanggung jawab mereka.

Fleksibilitas:

Struktur ini cenderung lebih fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi selama proyek.

Penyelesaian Proyek:

Setelah proyek selesai, struktur organisasi ini bisa dibubarkan atau anggota tim bisa dialihkan ke proyek lain.

Kelebihan Struktur Organisasi Proyek:

• Fokus yang Jelas: Semua sumber daya terfokus pada tujuan dan penyelesaian proyek.
• Efisiensi: Tim yang terstruktur dengan baik dapat bekerja lebih efisien dalam menyelesaikan proyek.
• Peningkatan Kolaborasi: Kolaborasi tim yang erat dapat meningkatkan kreativitas dan inovasi.

Keterbatasan Struktur Organisasi Proyek:

• Kesulitan Koordinasi: Terkadang, koordinasi antara proyek-proyek yang berbeda dalam organisasi bisa menjadi tantangan.
• Biaya Tambahan: Memelihara tim proyek terpisah bisa memerlukan biaya tambahan untuk manajemen dan administrasi.

Struktur organisasi proyek biasanya ditemukan dalam industri konstruksi, pengembangan perangkat lunak, manufaktur tertentu, dan industri lain yang sangat bergantung pada proyek-proyek spesifik. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur sumber daya secara efisien dan fokus pada tujuan proyek yang jelas.

5. Struktur Organisasi Tim Kerja

yaitu sebuah struktur organisasi yang dibuat sewaktu-waktu (temporal), demi menangani sebuah proyek yang sifatnya tak terduga atau dadakan. Biasanya, tim ini disusun oleh personil (SDM) yang andal, yang dijamin mampu menyelesaikan proyek dan masalahnya dengan cepat dan baik.

Dalam struktur ini, fokus utama adalah pada kerja sama tim dan kolaborasi untuk mencapai tujuan bersama.

Karakteristik Struktur Organisasi Tim Kerja:

Tim Berbasis Tugas:

Organisasi terbagi menjadi berbagai tim atau kelompok yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu.

Kolaborasi yang Intensif:

Kerja sama dan kolaborasi antaranggota tim sangat ditekankan untuk mencapai tujuan bersama.

Fleksibilitas:

Struktur ini cenderung lebih fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan atau tugas yang diberikan.

Komunikasi Terbuka:

Komunikasi yang terbuka dan transparan antaranggota tim dan dengan manajemen sangat ditekankan.

Pemimpin Tim:

Setiap tim mungkin memiliki pemimpin atau koordinator yang bertanggung jawab atas pengaturan, koordinasi, dan tujuan tim.

Pemecahan Masalah Bersama:

Tim bekerja sama dalam memecahkan masalah, berbagi ide, dan membuat keputusan yang terbaik untuk tim dan organisasi.

Kelebihan Struktur Organisasi Tim Kerja:

• Kolaborasi Efektif: Memungkinkan penggunaan keahlian individu untuk mencapai tujuan tim.
• Peningkatan Kreativitas: Kolaborasi memicu ide-ide inovatif dari berbagai anggota tim.
• Motivasi Anggota Tim: Rasa kepemilikan terhadap tujuan bersama dapat meningkatkan motivasi.

Keterbatasan Struktur Organisasi Tim Kerja:

• Kesulitan Koordinasi: Diperlukan manajemen yang efektif untuk memastikan semua tim bergerak ke arah yang sama.
• Potensi Konflik Interpersonal: Ketergantungan pada kerja tim dapat menyebabkan konflik antaranggota tim.

Struktur organisasi berbasis tim kerja biasanya ditemukan dalam lingkungan yang lebih kreatif, proyek-proyek spesifik yang membutuhkan kolaborasi tinggi, atau di organisasi yang memprioritaskan nilai-nilai seperti keterlibatan karyawan, kerjasama, dan inovasi. Dalam struktur ini, tim menjadi unit dasar yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu dalam organisasi.

Itulah gambaran umum contoh struktur organisasi perusahaan. Meski pada dasarnya, setiap perusahaan tentu memiliki susunan organisasi yang tidak sama tergantung kondisi dan kebutuhan masing-masing.

Struktur Organisasi dan Tugasnya

Tugas dan Fungsi Masing-masing Posisi Jabatan dalam Organisasi Perusahaan
Tentunya, setiap jabatan dalam struktur organisasi perusahaan memiliki tugas dan fungsi masing-masing, yang kemudian dikenal dengan sebutan job desk.

1. Dewan Direksi

Secara umum, dewan direksi ini terdiri dari direktur utama, wakil direktur utama, dan jajaran para direktur. Kelompok inilah yang memegang kendali penuh atas arah, visi misi, serta pengembangan sebuah perusahaan.

Mereka bertanggung jawab untuk mengelola perusahaan sesuai dengan anggaran dasar yang telah ditetapkan bersama. Dewan direksi juga bertugas untuk menentukan kebijakan yang harus dilaksanakan oleh seluruh komponen perusahaan.

Secara rinci, tugas dari dewan direksi bisa dipilah berdasarkan tugas dari masing-masing jabatan, yakni:

a. Tugas Direktur Utama
Seorang direktur utama (dirut) memiliki tugas untuk melakukan koordinasi di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. Di bidang keuangan, dirut memiliki wewenang untuk mengendalikan keuangan, mulai dari pendapatan, hasil penagihan rekening, pembelanjaan, hingga perencanaan untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan perusahaan.

Dirut juga bertugas untuk memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, serta memimpin rapat umum. Guna memastikan pelaksanaan tata tertib, menegakkan tindakan dan kebijakan, serta memastikan bahwa kesempatan dan keadilan telah terdistribusi dengan baik dan tepat.

Selain itu, dirut juga memiliki tugas untuk membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan dunia luar. Mengingat perannya sebagai perwakilan perusahaan kaitannya dengan perusahaan lain, pemerintah, maupun masyarakat secara umum.

b. Direktur
Seorang direktur bertugas untuk mengatur tiap-tiap manajer di bawahnya. Yang meliputi, prosedur kegiatan, tujuan dan misi, kebijakan operasional, serta pengawasan dan kontrol terhadap para manajer dan pertanggungjawabannya.

Direktur juga memiliki wewenang untuk melakukan pengangkatan, pemindahan (mutasi), dan pemberhentian karyawan. Jabatan direktur juga terpilah menjadi beberapa bagian, yaitu jabatan direktur keuangan dan direktur personalia. 

Direktur keuangan adalah jabatan dalam perusahaan yang ditetapkan dengan persetujuan direksi. Dengan tugas utama sebagai pengawas operasional keuangan, serta bertanggung jawab atas segala urusan finansial perusahaan.

Sedangkan Direktur Personalia, merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terkait urusan tenaga kerja dan sumber daya manusia (SDM). Wewenang dari pemilik jabatan ini adalah melaksanakan sistem perencanaan dan pengendalian terkait urusan administrasi kepegawaian dan personalia.

2. Manajer

Secara umum, seorang manajer memiliki tugas untuk mengatur, mengawasi dan mengontrol bidang manajerial yang dibidanginya. Biasanya, dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa manajer, seperti manajer personalia, manajer marketing, manajer operasional, manajer IT, manajer umum, dan lain sebagainya tergantung kebutuhan perusahaan.

Para manajer ini, secara umum memiliki tugas untuk memberi pengarahan, supervisi, rancangan pekerjaan, serta penilaian. Seorang manajer juga memiliki wewenang untuk mengadakan seleksi, pelatihan, pengembangan, serta pengendalian terhadap seluruh karyawan di bidang yang diampunya.

Sedangkan secara spesifik, setiap manajer juga memiliki tugas dan fungsi di bidangnya masing-masing. Misalnya, seorang manajer marketing atau pemasaran, bertugas untuk menangani hal-hal yang berkenaan dengan promosi dan penjualan produk atau jasa perusahaan.

Manajer pemasaran juga berhak untuk menetapkan segala prosedur operasional terkait segala hal di bidang tersebut. Dan akan diminta pertanggungjawabannya secara berkala kepada direktur.
Untuk urusan produksi, bagian ini dipimpin oleh seorang manajer produksi atau manajer pabrik.

Segala hal yang berkaitan dengan urusan pabrik dan proses produksi, termasuk urusan pembelian bahan baku, berada di bawah kuasa manajer ini. Manajer produksi juga harus bekerja sama dengan supervisor untuk menangani segala masalah yang ada.

Serta wajib berkonsultasi secara berkala kepada direktur guna mencapai keselarasan tujuan perusahaan.

3. Kepala Divisi atau Departemen

Posisi terakhir dalam struktur jabatan dalam perusahaan adalah kepala divisi atau departemen, yang bertanggung jawab membawahi bidang tugas masing-masing.

Terdapat beberapa divisi dalam sebuah perusahaan, di antaranya divisi humas, riset dan pengembangan, pemasaran, personalia, uji kualitas, dan divisi-divisi lainnya. Kepala divisi inilah yang membawahi langsung para staf, karyawan, dan pekerja.

Dalam kasus perusahaan yang memiliki banyak cabang di daerah, biasanya juga terdapat bagian divisi regional. Kepala divisi ini memiliki tugas dan tanggung jawab menjalankan semua kebijakan, prosedur, dan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan pusat.

4. Level atau Tingkat dalam Struktur Organisasi:

Top Level/Manajemen Tingkat Tinggi:

Bertanggung jawab atas pengambilan keputusan strategis dan menetapkan tujuan serta visi perusahaan.

Memastikan arah dan pertumbuhan jangka panjang perusahaan.

Middle Level/Manajemen Menengah:

Menengahi antara manajemen tingkat atas dan tingkat operasional.

Bertanggung jawab atas perencanaan taktis, implementasi keputusan strategis, dan koordinasi antardepartemen.

Lower Level/Manajemen Rendah atau Operasional:

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam mencapai tujuan operasional.

Melaksanakan instruksi dan kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas.

5. Departemen atau Divisi dalam Struktur Organisasi:

Produksi/Operasi:

Bertanggung jawab atas proses produksi barang atau layanan.

Pemasaran:

Menjalankan kegiatan promosi, penjualan, dan pemasaran produk atau layanan.

Keuangan:

Mengelola aspek keuangan perusahaan seperti pengeluaran, pendapatan, dan manajemen keuangan.

Sumber Daya Manusia (SDM)/Personalia:

Menangani manajemen sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, pelatihan, dan manajemen karyawan.

Penelitian dan Pengembangan (R&D):

Bertanggung jawab atas inovasi, penelitian, dan pengembangan produk atau layanan baru.

6. Tugas dalam Struktur Organisasi:

Perencanaan:

Menetapkan tujuan dan strategi jangka panjang perusahaan.

Organisasi:

Mengatur sumber daya, orang, dan proses untuk mencapai tujuan.

Koordinasi:

Memastikan semua bagian bekerja bersama secara efisien.

Pengawasan:

Mengawasi kinerja untuk memastikan pencapaian tujuan dan kualitas pekerjaan.

Pelaksanaan:

Melaksanakan rencana dan keputusan yang telah dibuat oleh manajemen.

Struktur organisasi menetapkan hierarki, aliran tanggung jawab, dan pembagian tugas di dalam organisasi. Tugas-tugas tersebut membantu dalam menjalankan operasi sehari-hari, mengatur sumber daya, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Itulah sekilas informasi terkait Struktur Organisasi perusahaan dan fungsinya beserta dengan pengertian, contoh dan masing masing tugasnya.