PENGERTIAN EMAIL: Fungsi, Sejarah, Contoh & Cara Kerjanya

Pengertian Email – Email (electronic mail) atau surat elektronik berfungsi sebagai alat pengirim pesan melalui perantara teknologi komputer, laptop dan smartphone yang terhubung dengan jaringan internet.

Email digunakan untuk mengirimkan data, entah itu dalam bentuk file teks, gambar, audio ataupun video. Dengan menggunakan email, aktifitas pengiriman data seperti misalnya surat menyurat jadi lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan jasa manusia (pos).

Ada beberapa layanan yang menyediakan pembuatan email diantaranya adalah Yahoo mail, AOL, Yandex, zoho, ICloud, Microsoft Outlook dan yang paling populer dan sering digunakan adalah Gmail besutan raksasa teknologi asal Amerika – Google.

Pengertian Email

Email adalah cara pengiriman surat dalam bentuk digital melalui jaringan internet. Hanya dengan berbekal laptop, komputer, atau telepon pintar, Anda bisa mengirimkan email dengan lampiran data yang juga berbentuk digital tanpa perlu menggerakkan badan sama sekali.

Metode yang sangat mudah ini tentu jauh berbeda jika dibandingkan dengan cara konvensional. Anda, yang termasuk dalam generasi tua, pastilah pernah merasakan repotnya ketika ingin mengirimkan surat pada zaman dahulu.

Selain harus memiliki amplop beserta perangkonya, Anda juga harus pergi ke kotak atau kantor pos terdekat. Belum lagi jika alamat yang dituju mengalami kendala, seperti pemiliknya pindah atau salah tulis alamat, maka suratnya akan kembali kepada pengirim.

Penantian masa tunggu surat konvensional memang sangat menyiksa sekaligus membuang waktu. Karena hal itulah, penggunaan email semakin populer baik di dalam dunia kerja maupun dalam kegiatan sehari-hari.

Kesimpulan

Pengertian email adalah metode pertukaran pesan antar manusia dengan menggunakan perangkat elektronik seperti komputer, laptop atau smartphone yang terhubung jaringan internet.

Fungsi Email

Fungsi email secara harfiah adalah untuk mengirim serta menerima pesan. Dengan fungsi attachment pada aplikasi email, Anda bisa melampirkan berbagai jenis data, seperti foto, video, dan lainnya.

Akan tetapi, pada kenyataannya, email memiliki manfaat lain di dalam dunia internet lebih dari sekadar mengirim atau menerima pesan. Berikut ini beberapa poin fungsi dan manfaat email.

1. Sebagai Identitas Diri secara Personal

Di era layanan digital yang begitu menjamur seperti sekarang, email sering digunakan sebagai cara untuk mengonfirmasi identitas.

Layanan seperti jasa keuangan digital, pembelian buku daring, sampai aktivasi telepon genggam sering kali menggunakan sarana email untuk memverifikasi identitas penggunanya.

2. Alat untuk Mendaftarkan Diri di Berbagai Situs dan Media Sosial

Media sosial, gim daring, serta layanan digital lainnya sering kali meminta alamat email dalam proses pendaftaran pengguna barunya. Tentunya Anda memiliki akun media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram, bukan?

Hampir semua pendaftaran akun media sosial seperti ini membutuhkan alamat email. Setelah melakukan pendaftaran, biasanya Anda akan menerima email yang dikirim dari pihak media sosial tersebut untuk mengonfirmasi kebenaran alamat email yang didaftarkan.

3. Email sebagai Media Promosi

Para pebisnis yang memiliki toko daring sering menggunakan alamat email pelanggannya sebagai sarana mempromosikan bisnisnya. Meski email adalah cara paling lawas untuk mempromosikan sebuah barang atau jasa, cara ini masih sering dipakai.

Biasanya, pebisnis mengumpulkan alamat email pelanggannya melalui layanan berlangganan newsletter yang ada di dalam halaman website-nya. Dengan menggunakan layanan email jenis marketing, kegiatan promosi akan semakin optimal.

Cara Kerja Email

Secara konsep, mengirim email sama saja dengan mengirim surat secara konvensional. Anda harus memiliki alamat yang dituju, perangkat seperti laptop atau telepon genggam, dan tentunya jaringan internet. Berikut cara beberapa langkah kerja email secara singkat.

1. Setelah Anda mengetikkan email dan mengirimkannya ke alamat yang dituju, server akan mengidentifikasi alamat yang dituju.
2. Setelah alamat penerima email ditemukan, server akan mengirimkan pesan kepada server email Pesan yang dikirim akan tersimpan di server email penerima sampai pengguna membukanya sendiri.
3. Setelah pengguna email menyadari dan membuka pesan baru tersebut, aplikasi email akan mengunduh pesan yang tersimpan di dalam server ke dalam komputer.
4. Setelah proses ini selesai, pengguna bisa membaca isi pesan yang sudah dikirim tersebut.

Macam-Macam Email

Walaupun terkesan praktis, sebenarnya email memiliki banyak jenis tergantung dari kegunaannya. Berikut beberapa jenis email yang paling umum.

1. POP Mail

POP Mail alias Post Office Protocol adalah jenis email khusus yang hanya bisa dibuka dan dibaca dari Internet Service Provider yang digunakan. Ini adalah jenis layanan email yang paling sering dipakai perusahaan untuk berkomunikasi secara internal dengan karyawannya.

Kelebihan lainnya, layanan email jenis ini adalah dapat dibaca secara luring melalui telepon genggam maupun komputer.

2.  Web Mail

Email jenis ini adalah yang paling umum digunakan masyarakat. Email ini, seperti layanan email pada Google dan Yahoo, hanya bisa diakses dengan membuka halaman website-nya.

Kelebihan layanan email jenis ini adalah Anda dapat mengirimkan pesan serta membaca email di mana pun.

3. Forward Mail

Email jenis ini merupakan layanan untuk pengguna email yang sering mengganti alamat email-nya. Dengan mendaftarkan diri pada layanan email ini, pengguna tetap mendapatkan pemberitahuan apabila terdapat pesan baru di alamat email lamanya.

Layanan email jenis ini bisa dikatakan berfungsi sebagai perantara antaralamat email. Karena sifatnya sebagai perantara, jangka waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan email lebih panjang dibandingkan layanan email biasa.

Kelebihan Layanan Email

Berikut beberapa kelebihan dari layanan email yang tak bisa digantikan dengan jasa layanan pengiriman surat secara konvensional.

1. Menawarkan Efisiensi Waktu

Waktu tunggu cara berkirim surat dengan cara lama membuat email begitu menggiurkan. Bagaimana tidak?

Jika dengan layanan konvensional, sebuah surat baru bisa sampai di tujuan dalam waktu satu minggu bahkan sebulan. Namun, dengan email, sebuah pesan bisa sampai hanya dengan hitungan menit dan detik, tergantung pada kualitas jaringan internet.

Penerima email juga bisa langsung menerima dan mengakses pesan yang dikirim, jika terhubung dengan internet. Semua proses berkirim pesan dengan cara digital seperti ini dapat dilakukan dalam waktu yang begitu singkat.

2. Menawarkan Efisiensi Biaya

JIka surat konvensional menagih jasa biaya antar dengan perangko, email sama sekali tidak membutuhkan biaya untuk jasa pengirimannya, selain biaya jaringan internet yang dibutuhkan.

Apalagi, email menawarkan sesuatu yang tidak bisa digantikan oleh layanan jasa pengiriman surat konvensional, yaitu jarak penerima tidak memengaruhi biaya kirim.

Tidak peduli sejauh apa pun alamat penerima, biaya yang dikeluarkan tetap sama, yaitu tidak ada. Sedangkan dengan cara konvensional, semakin jauh alamat penerima, biaya yang ditagih akan semakin besar.

3. Menawarkan Cara yang Praktis

Pengiriman surat secara konvensional merepotkan, mulai dari mempersiapkan amplop, kertas, perangko dan harus pergi ke kantor pos atau mencari kotak pos.

Dengan fasilitas email kita dapat berkirim surat tanpa harus berpanas-panasan keluar rumah atau mengeluarkan modal untuk membeli perangko.

4. Menawarkan Keamanan Data

Cara pengiriman surat secara konvensional yang membutuhkan surat secara fisik membuat keamanan dan kerahasiaan pesan menjadi rentan untuk dicuri. Sedangkan surat dalam bentuk digital sebaliknya.

Email memiliki kata kunci yang membuatnya lebih tangguh dalam menghadapi ancaman penyadapan. Dengan teknologi yang canggih, email dapat mengenkripsi pesan yang dikirim, sehingga hanya pengirim dan penerima yang dapat membaca pesan.

5. Menawarkan Kerapian Data

Dengan email, data akan menjadi lebih tertata dan rapi. Kita bisa mensortir data, menyimpan atau menghapus data yang dirasa sudah tidak terpakai.

Kekurangan Layanan Email

Jika membahas tentang email, pastilah yang teringat hanya sisi baiknya saja. Betapa email membuat kehidupan manusia begitu mudah untuk bisa berkomunikasi dengan sesamanya.

Namun, sebenarnya email juga memiliki sisi negatif yang mungkin tidak disadari. Berikut beberapa kekurangan dari layanan email.

1. Sangat Tergantung pada Perangkat seperti Laptop, Komputer, atau Telepon Genggam

Bagaimana pun perangkat elektronik seperti komputer, laptop ataupun smartphone bukanlah barang murah yang bisa dimiliki semua orang. Kalaupun memilikinya perangkat harus terkoneksi dengan jaringan internet. Bagi sebagian orang tentu ini adalah kekurangan email.

2. Sangat Tergantung dengan Jaringan Internet

Tidak semua daerah memiliki koneksi dan jaringan internet yang baik. Untuk Anda yang tinggal di daerah pinggiran, pastilah pernah merasakan susah sinyal dan betapa susahnya untuk sekadar menelepon, apalagi untuk mengirim email.

Kegiatan saling berkirim email membutuhkan keadaan di mana baik si pengirim maupun penerima berada di daerah yang memiliki jaringan internet yang baik. Kegiatan berkirim  email memang masih menjadi sebuah kemewahan.

3. Pengetahuan Tentang Email adalah Sesuatu yang Terbatas

Tidak semua orang paham dan mengerti cara menggunakan email. Aktivitas yang punya basis data di internet seperti ini lumayan susah untuk dimengerti oleh generasi tua dan masyarakat di daerah pinggiran yang belum tersentuh jaringan internet.

Mungkin karena hal tersebut, kantor pos masih tetap ada sampai sekarang dan perusahaan pun masih menyediakan cara berkirim lamaran pekerjaan dalam bentuk fisik.

Sejarah Singkat Email

Email adalah sesuatu yang sangat terasa lumrah di zaman sekarang. Rasanya sangat susah untuk membayangkan bahwa pada awalnya email hanyalah sebuah program yang mampu saling berkirim pesan dalam mesin yang sama.

Sejarah email dimulai pada tahun 1968, ketika jaringan ARPANET, sejenis internet di zaman sekarang, mulai tumbuh dan berkembang. ARPANET itu sendiri awalnya hanyalah sebuah proyek komunikasi yang dibangun untuk institusi militer dan pendidikan.

Selanjutnya, perkembangan email mulai menunjukkan kemajuan. Seorang insinyur bernama Ray Tomlinson bertugas untuk membuat suatu sistem komunikasi yang kemudian proyek ini dinamakan SNDMSG.

SNDMSG adalah sebuah program yang mampu membuat orang, yang memiliki mesin yang sama, saling berkirim pesan. Tentu saja, Anda tak bisa membandingkannya dengan email di zaman sekarang yang sudah sangat mudah untuk digunakan.

Cara berkirim pesan dalam program ini hampir menyerupai cara Anda saat menulis dan berkirim pesan melalui email. Setelah pesan seleksi ditulis, pesan akan dikirim pada kotak surat yang ada di mesin yang sama.

Perkembangan email terus bergerak maju. Ray Tomlinson terus membuat inovasi dan berhasil membuat SNDMSG mampu mengirim pesan di dalam jaringan ARPANET. Mungkin bisa dibilang ini adalah bentuk email paling lawas.

Surel pertama yang dikirim di dunia ini adalah pesan berbunyi “QWERTYUIOP”. Kemudian pada tahun 1972, Ray kembali mengenalkan sebuah ikon “@” sebagai pemisah antara identitas email dengan domain alamat email.

Awalnya, email adalah sebuah layanan yang berbayar. Salah satu program yang paling terkenal adalah Eudora. Namun, dengan cepat Eudora tergeser dari kedudukannya karena ada program baru yang lebih baik dan gratis, yaitu Netscape dan Internet Explorer.