PENGERTIAN EVALUASI: Fungsi, Tujuan, Metode & Contoh Evaluasi

Pengertian Evaluasi – Evaluasi diperlukan dalam setiap kegiatan yang telah dijalankan. Ini untuk menjamin bahwa apa yang kita jalankan tersebut sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Evaluasi tidak terbatas pada aktivitas teknis, melainkan juga non-teknis. Ia digunakan dalam berbagai macam bidang, terutama dalam lingkup perusahaan, proyek ataupun pekerjaan lain yang berhubungan dengan sistem.

Nah, dalam artikel ini kita akan membahas pengertian evaluasi secara lebih jauh, mulai dari definisi, fungsi, tujuan, metode dan contoh-contoh evaluasi.

Pengertian Evaluasi

Pengertian Evaluasi adalah proses identifikasi untuk mengukur/menilai apakah sebuah kegiatan atau program dilaksanakan sesuai perencanaan dan berhasil mencapai tujuan atau tidak. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan hasil akhir dengan apa yang seharusnya dicapai.

Evaluasi juga dapat diartikan sebagai kegiatan mengumpulkan informasi tentang kinerja manusia, sistem, atau alat yang kemudian digunakan untuk menentukan alternatif terbaik dalam membuat keputusan.

Pengertian Evaluasi Menurut Para Ahli

Menurut Sudijono Evaluasi adalah sebuah interpretasi (penafsiran) yang bersumber pada data-data kuantitatif.
Menurut Stufflebeam, dkk Evaluasi adalah proses menggambarkan, mendapatkan, dan menyediakan informasi yang berguna untuk menilai alternatif keputusan.
Menurut Worthen and Sanders Evaluasi adalah proses mencari sesuatu yang berharga, baik berupa program, informasi, produksi, maupun alternatif prosedur.
Menurut Purwanto : pemberian nilai terhadap kualitas tertentu dan proses merencanakan, mendapatkan, serta menyediakan informasi yang diperlukan untuk membuat alternatif-alternatif keputusan.

Fungsi Evaluasi

Sebuah kegiatan evaluasi memberikan manfaat baik bagi pihak yang mengevaluasi maupun yang dievaluasi karena proses ini memiliki banyak fungsi sebagai berikut.

1. Fungsi Pengukuran Keberhasilan

Mengukur keberhasilan sebuah kegiatan atau progam merupakan fungsi evaluasi yang paling utama. Pengukuran tingkat keberhasilan dilakukan pada berbagai komponen, termasuk metode yang digunakan, penggunaan sarana, dan pencapaian tujuan.

2. Fungsi Seleksi

Melalui fungsi selektif, kegiatan evaluasi dapat digunakan untuk menyeleksi seseorang, metode, atau alat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Contohnya adalah dalam memutuskan apakah seseorang layak atau tidak untuk diterima bekerja, naik jabatan, dan sebagainya.

3. Fungsi Diagnosis

Evaluasi juga dapat digunakan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sesorang atau sebuah alat dalam bidang kompetensi tertentu. Contoh fungsi diagnosis dari kegiatan evaluasi adalah untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan seorang siswa dalam mata pelajaran yang dipelajarinya.

4. Fungsi Penempatan

Proses evaluasi berfungsi untuk mengetahui posisi terbaik untuk seseorang sesuai kapabilitas dan kapasitas yang dimilikinya. Dengan melakukan evaluasi, manajemen perusahaan dapat menempatkan setiap karyawan di posisi yang paling tepat sehingga menghasilkan kinerja yang optimal.

Tujuan Evaluasi

Setiap aktivitas tentu dilakukan dengan maksud dan tujuan tertentu yang ingin dicapai, termasuk kegiatan evaluasi. Melalui evaluasi, Anda dapat mengetahui tingkat kemajuan kegiatan, tingkat pencapaian berdasarkan tujuan, dan hal-hal yang perlu dilakukan di masa mendatang.

Secara spesifik, berikut ini adalah beberapa tujuan dilakukannya kegiatan evaluasi.

Mengetahui tingkat penguasaan seseorang terhadap kompetensi yang sudah ditetapkan berdasarkan standar dan kebutuhan organisasi.
Mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi sehingga dapat dilakukan diagnosis serta memberikan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan objek evaluasi.
Mengukur tingkat efisiensi dan efektivitas sebuah media, metode, atau sumber daya lainnya dalam pelaksanaan sebuah kegiatan.
Memberikan umpan balik dan informasi penting untuk memperbaiki kekurangan dan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan.

Tahapan Evaluasi

Evaluasi bukanlah aktivitas instan, melainkan adalah sebuah kegiatan yang terdiri dari beberapa tahapan. Meskipun setiap kegiatan evaluasi memiliki tahapan berbeda, ada beberapa tahapan evaluasi yang berlaku secara umum, seperti berikut ini.

1. Menentukan Aspek yang Akan Dievaluasi

Sebuah kegiatan atau program pasti dilaksanakan dengan melibatkan berbagai aspek atau komponen yang saling mendukung. Untuk dapat mengevaluasi kegiatan secara keseluruhan, perlu dilakukan evaluasi terhadap setiap aspek.

Karena itulah, sebelum melaksanakan evaluasi, Anda perlu menentukan aspek-aspek dari sebuah kegiatan yang perlu dievaluasi. Pilihlah aspek atau komponen yang paling utama dan menjadi kunci penentu keberhasilan atau kegagalan kegiatan atau program tersebut.

2. Mendesain Kegiatan Evaluasi yang Akan Dilakukan

Agar kegiatan evaluasi tepat sasaran dan bisa menghasilkan output yang diinginkan, Anda perlu merancang lebih dahulu sistem evaluasi yang akan dilakukan. Desain evaluasi meliputi data yang dibutuhkan, metode evaluasi, hasil yang diinginkan, dan sebagainya.

3. Mengumpulkan Data Evaluasi

Setelah desain evaluasi selesai dibuat, Anda bisa mulai mengumpulkan data yang dibutuhkan sesuai dengan metode dan kaidah ilmiah yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Menganalisis dan Mengolah Data

Data-data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis dan diolah. Untuk mempermudah proses analisis dan pengolahan data, Anda sebaiknya mengelompokkan data-data tersebut. Gunakan alat analisis yang sesuai agar fakta yang dihasilkan dapat dipercaya. Selanjutnya, bandingkan dengan rencana awal.

5. Melaporkan Hasil Evaluasi

Pada tahap terakhir, Anda harus melaporkan hasil evaluasi yang sudah dilakukan agar bisa dimanfaatkan oleh pihak yang berkepentingan. Untuk itu, hasil evaluasi perlu didokumentasikan secara tertulis dan disimpan dengan baik.

Metode Evaluasi

Kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan bermacam-macam metode, tergantung pada bidang yang akan dievaluasi dan output yang diinginkan. Di bawah ini adalah beberapa metode untuk melakukan evaluasi kinerja yang bisa diimplementasikan pada sebuah perusahaan.

1. Metode Evaluasi 360 Derajat

Dengan menggunakan metode evaluasi 360 derajat, Anda akan mendapatkan umpan balik (feecback) ganda, yaitu tidak hanya dari pimpinan perusahaan/instansi, tetapi juga dari kolega dan konsumen. Proses evaluasi dilakukan setahun sekali terhadap seluruh elemen organisasi.

Tujuan metode ini adalah untuk

memberikan umpan balik tentang keunggulan dan kekurangan kinerja organisasi;
mengenali arah strategis pengembangan organisasi;
meningkatkan kolaborasi dan saling pengertian di antara unit organisasi;
memberikan penghargaan atas pencapaian prestasi dan memberikan insentif; serta
mengembangkan proses pembelajaran dalam hal keterbukaan dalam menerima kritik.

Dalam melakukan evaluasi kinerja 360 derajat ini, ada tiga hal yang sangat perlu Anda perhatikan.

a. Jenis Informasi yang Dibutuhkan

Anda membutuhkan informasi dari para konsumen internal dan eksternal, staf atau karyawan unit organisasi, dan jajaran manajemen karena proses evaluasi membutuhkan keterlibatan seluruh stakeholder.

b. Metode Pengumpulan Informasi

Dalam proses pengumpulan informasi, ada lima metode yang perlu Anda lakukan. Berikut kelima metode tersebut beserta penjelasannya.

Evaluasi dari pelanggan eksternal: melakukan survei kepuasan pelanggan tentang kemudahan akses, kepuasan dari sisi administrasi, kenyamanan lingkungan, sikap karyawan, dan cara menyikapi outcome. Caranya adalah dengan menyediakan kotak kritik dan saran.
Evaluasi antar-unit internal: mengevaluasi kinerja yang meliputi sepuluh hal, di antaranya kualitas pelayanan, partisipasi, profesionalisme, peningkatan kegiatan, dan semangat kelompok. Setiap poin evaluasi diberi nilai 1 (paling buruk) hingga 10 (sempurna).
Evaluasi mandiri: mewajibkan setiap bidang dalam organisasi untuk melakukan evaluasi internal terhadap kinerja mereka sendiri (self-evaluation) menggunakan penilaian dan alat yang sama dengan evaluasi antar-unit.
Evaluasi manajemen: dikerjakan oleh tim yang terdiri dari manajer fungsional, manajer umum, dan pimpinan eksekutif. Dalam proses ini, mereka harus memberikan feedback atas capaian yang berada dalam tanggung jawabnya.
Evaluasi manajemen senior: dilakukan oleh seluruh unit organisasi terhadap kinerja para manajer senior, termasuk pimpinan tertinggi. Evaluasi dilakukan terhadap kepemimpinan, strategi perencanaan, komunikasi, gaya manajemen, hubungan eksternal, dan semangat kelompok.

c. Umpan Balik Evaluasi

Umpan balik berupa nilai evaluasi mandiri, mean hasil evaluasi antar-unit organisasi, dan hasil penilaian terhadap organisasi secara keseluruhan.

2. Metode Evaluasi dengan Analisis Biaya-Manfaat

Metode evaluasi dengan analisis biaya-manfaat dilakukan dengan mengidentifikasikan komponen-komponen yang termasuk manfaat (benefit) dan yang tergolong biaya (cost). Komponen-komponen tersebut bisa bersifat nyata (tangible) maupun tak nyata (intangible).

3. Metode Evaluasi Program dan Kebijakan

Untuk kegiatan yang berupa proram atau kebijakan, Anda bisa melakukan evaluasi dengan tiga pendekatan berikut ini.

**a. Evaluasi Semu (Pseudo Evaluation)**

Evaluasi semu dilakukan menggunakan metode deskriptif tanpa perlu bertanya secara langsung kepada perorangan, kelompok, dan masyarakat. Evaluasi dilakukan dengan tampilan tabel, teknik sajian grafik, analisis seri terinterupsi, angka indeks, analisis diskontinyu-regresi, dan analisis seri terkontrol.

b. Evaluasi Formal

Anda perlu melakukan evaluasi formal berdasarkan program/kebijakan yang dituju dan para pembuat kebijakan atau administrator program sudah mengumumkannya. Metode ini dilakukan dengan teknik klarifikasi nilai, pemetaan sasaran, analisis dampak silang, pemetaan hambatan, dan discounting.

4. Metode Evaluasi Keputusan Teoretis

Ada dua jenis informasi yang digunakan. Informasi finansial diperlukan untuk mengevaluasi kinerja berdasarkan anggaran yang dibuat dibandingkan dengan kinerja aktual. Informasi non-finansial dibutuhkan untuk mengukur kepuasan pelanggan, efisiensi proses internal, dan efektivitas pengeluaran.

Perlu dicatat bahwa evaluasi berbeda dengan pengukuran dan penilaian. Evaluasi adalah proses menentukan nilai, sedangkan pengukuran adalah membandingkan hasil dengan standar yang sudah ditetapkan, dan penilaian adalah pengambilan keputusan menggunakan informasi hasil pengukuran.