√ HRD Adalah : Pengertian, Fungsi, Kepanjangan & Tugas HRD Perusahaan

Pengertian HRD – Hampir semua lembaga, instansi, maupun perusahaan memiliki human resource department (HRD) atau departemen/divisi sumber daya manusia di dalam struktur organisasinya. 

HRD bertugas untuk mengatur jalannya perusahaan, terutama yang berkaitan dengan SDM. Tugas HRD diantaranya adalah melakukan rekrutmen, mengorganisasikan, mengendalikan, mengembangkan sampai melakukan pemecatan pada karyawan.

Untuk mengenal lebih jauh tentang apa itu HRD, berikut ini adalah penjelasan HRD mulai dari definisi, fungsi, tugas dan kemampuan yang harus dimiliki ketika anda ingin mengisi pos staff HRD di suatu perusahaan.

Pengertian HRD

Pengertian HRD adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) di perusahaan tersebut, meliputi perencanaan, seleksi/rekrutmen, pengembangan, manajemen kinerja, penentuan gaji, serta pembentukan hubungan kerja yang baik.

Saat melamaran pekerjaan di sebuah perusahaan, Anda pasti akan berhubungan dengan HRD atau Divisi SDM. Demikian juga saat mengirimkan surat lamaran, biasanya Anda akan diminta mengirimkan surat tersebut ke bagian HRD.

Berdasarkan beberapa sumber, definisi lain dari Human Resources Departmen (HRD) adalah sebagai berikut;

• HRD adalah rangkaian kegiatan di dalam sebuah organisasi yang dilakukan secara terorganisasi dalam waktu tertentu dan bertujuan untuk meningkatkan kualitas kerja dan kapasitas karyawan;
• HRD adalah unit dalam perusahaan yang mengurusi semua hal yang berkaitan dengan karyawan, pegawai, buruh, manajer, atau pekerja lainnya agar bisa menunjang kegiatan perusahaan dan mendukung pencapaian tujuan;
• HRD adalah prosedur yang berkesinambungan dan bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang tepat untuk ditempatkan di posisi yang paling sesuai dengan kapasitas orang tersebut dan kebutuhan perusahaan.
• HRD adalah pihak yang bertanggung jawab dalam melakukan proses seleksi karyawan dan memaksimalkan potensi terbaik karyawan dalam memenuhi kewajibannya terhadap perusahaan.

Fungsi HRD

Berdasarkan definisinya, HRD pada dasarnya adalah unit perusahaan yang menjalankan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut. Secara garis besar, fungsi HRD dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi internal dan fungsi eksternal.

1. Fungsi Internal

Fungsi internal HRD terdiri dari perencanaan, perekrutan, orientasi, dan pengembangan SDM, manajeman kinerja, penentuan gaji, dan pembinaan hubungan kerja. Di samping itu, HRD juga bertugas mengadakan pelatihan bagi SDM perusahaan.

2. Fungsi Eksternal

Fungsi eksternal HRD meliputi pemberian fasilitas konseling di luar perusahaan bagi karyawan dengan tetap memperhatikan kapasitas dan kemauan dari karyawan yang bersangkutan.

Tugas HRD

Setiap HRD memiliki tugas khusus yang berbeda tergantung pada skala perusahaan, bidang yang dijalankan perusahaan, jumlah SDM, dan hal lain yang dibutuhkan perusahaan. Namun, secara umum, tugas HRD adalah melaksanakan dan bertanggung jawab atas proses-proses berikut ini.

1. Melakukan Seleksi Pegawai / SDM

Setiap perusahaan pasti membutuhkan SDM yang dapat diandalkan untuk ikut memajukan perusahaan. Unit HRD harus membuat dan menjalankan sistem seleksi karyawan baru yang bisa menjamin perusahaan mendapatkan SDM yang sesuai, meliputi persiapan, rekrutmen, dan seleksi.

a. Tahap Persiapan
Pada tahap ini, HRD harus mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi jumlah SDM yang dibutuhkan, struktur organisasi, dan lainnya, sedangkan faktor eksternal mencakup hukum ketenagakerjaan, kondisi pangsa tenaga kerja, dan sebagainya.

b. Tahap Rekrutmen
Rekrutmen adalah proses mencari calon karyawan untuk memenuhi kebutuhan SDM dengan melakukan analisis jabatan serta menjelaskan deskripsi dan spesifikasi perkerjaan tersebut.

c. Tahap Seleksi
Tahap ini merupakan proses seleksi calon karyawan yang telah mengirimkan surat lamaran dengan memperhatikan curriculum vitae (CV), melakukan wawancara awal, psikotes, wawancara kerja, dan lainnya.

2. Mengevaluasi dan Membina SDM

Tanggung jawab HRD tidak hanya menyeleksi karyawan baru, tetapi juga membina karyawan yang sudah ada, termasuk pada level manajemen. Pembinaan karyawan meliputi pengembangan kapasitas agar setiap SDM yang dimiliki perusahaan memiliki kinerja yang baik dan memberikan kontribusi maksimal.

Selain itu, HRD juga memiliki tugas untuk melakukan evaluasi terhadap seluruh SDM. Tujuannya adalah untuk menjamin agar kualitas SDM tetap terjaga. Jika ditemukan penurunan kinerja pada karyawan, HRD dapat melakukan tindakan yang dibutuhkan untuk mengatasi hal tersebut.

3. Memberikan Kompensasi

Yang dimaksud dengan kompensasi adalah gaji, upah, atau imbalan yang menjadi hak seorang karyawan karena telah memberikan kontribusi kepada perusahaan. Unit HRD harus memastikan besaran kompensasi tersebut sesuai dengan kompetensi karyawan serta dibayarkan tepat waktu dan teratur.

Jika disimpulkan, tugas HRD adalah:

• Merekrut karyawan baru sesuai posisi yang dibutuhkan perusahaan;
• memberikan pelatihan untuk peningkatan kapasitas karyawan;
• memantau kinerja setiap karyawan;
• melakukan pendistribusian gaji karyawan;
• melakukan survei karyawan dan pemeringkatan;
• melakukan pengawasan terhadap keselamatan karyawan;
• membentuk tim saat perusahaan mengerjakan sebuah proyek;
• memberikan bimbingan dan membantu memecahkan masalah yang dihadapi karyawan; dan
• menjaga solidaritas di antara karyawan.

Syarat Menjadi HRD

Mengingat begitu pentingnya peran HRD dalam manajemen perusahaan, untuk menjadi staf HRD, Anda harus memenuhi persyaratan khusus. Setidaknya, ada lima persyaratan yang dibutuhkan agar Anda bisa menjadi staf HRD yang andal dan dapat membuat kebijakan yang berguna bagi perusahaan.

1. Memiliki Latar Belakang Pendidikan yang Sesuai

Sesuai peran dan tugasnya yang selalu berhubungan dengan sumber daya manusia, maka seorang staf HRD harus memiliki kompetensi yang tepat. Oleh karena itu, pada umumya, latar belakang yang dianggap paling sesuai untuk posisi HRD adalah jurusan psikologi.

Beberapa kompetensi yang dimiliki seorang sarjana psikologi sehingga cocok untuk menjadi staf HRD adalah kemampuan komunikasi interpersonal yang baik dan mampu berempati. Keduanya sangat dibutuhkan dalam proses seleksi karyawan maupun dalam membina dan menyelesaikan masalah.

2. Memahami Beragam Karakter Manusia

Sebuah perusahaan pasti memiliki karyawan dengan latar belakang berlainan dalam hal ekonomi, pendidikan, pergaulan, dan lainnya. Selain itu, setiap individu sudah tentu memiliki karakter yang berbeda pula.

Hal tersebut menjadi tantangan utama bagi staf HRD. Seorang staf HRD yang baik harus memiliki kemampuan mengenali dan memahami karakter setiap karyawan serta cara menanganinya. Dengan persoalan yang sama, orang dengan karakter berbeda harus ditangani dengan cara berbeda pula.

3. Menguasai Seluk-Beluk Perusahaan

Sebenarnya, mengenali perusahaan tempatnya bekerja adalah keharusan bagi setiap karyawan. Akan tetapi, staf perusahaan yang bertanggung jawab mengelola SDM dituntut untuk menguasai seluk-beluk perusahaan dengan baik agar bisa menyampaikan informasi secara tepat kepada karyawan.

4. Mampu Memberikan Solusi

Salah satu tugas dan tanggung jawab staf HRD adalah mendengarkan keluh kesah karyawan mengenai masalah yang dihadapinya dan memberikan solusi yang tepat. Kemampuan untuk mengambil keputusan dan solusi secara cepat dan tepat sangat penting untuk menjaga stabilitas kinerja perusahaan.

5. Bisa Menyusun Laporan dengan Baik

Laporan adalah salah satu dokumen penting bagi sebuah perusahaan, termasuk laporan dari HRD. Karena itulah, staf HRD wajib menguasai cara menyusun laporan yang baik dan bermanfaat. Laporan HRD biasanya meliputi kehadiran, keterlambatan, ketidakhadiran, atau cuti karyawan.

Selain itu, ada juga laporan mengenai hasil pemantauan kinerja karyawan, hasil evaluasi karyawan, dan proses seleksi dan rekrutmen karyawan baru. Laporan juga dibutuhkan jika pihak HRD menyelenggarakan kegiatan pembinaan bagi karyawan.

Perbedaan HRD dan Personalia

Karena sama-sama berkaitan dengan segala sesuatu tentang karyawan, banyak orang yang tidak bisa membedakan antara HRD dengan personalia. Keduanya sering kali dianggap sama, padahal sebetulnya berbeda ruang lingkup kerjanya. Lantas, apa perbedaan antara HRD dan personalia?

Jika dirangkum dari uraian sebelumnya, ruang lingkup kerja HRD adalah mengelola segala hal yang berkaitan dengan karyawan, mulai dari menyeleksi dan menerima karyawan, melakukan pembinaan dan evaluasi, menjadi tempat berkonsultasi, hingga membuat keputusan PHK.

Sementara itu, ruang lingkup kerja bagian personalia adalah mengelola SDM melalui aktivitas yang bersifat administratif, meliputi hal-hal berikut ini.

• Bertanggung jawab atas data karyawan.
• Mengurusi payroll (pembayaran gaji) dan pembayaran benefit lainnya yang berhak diterima karyawan, serta pinjaman.
• Mencatat absensi dan cuti tahunan.
• Pengelolaan (filing) dokumen.
• Menyiapkan surat perjanjian kerja untuk karyawan baru.

Bisa disimpulkan, HRD bertanggung jawab untuk mengelola SDM dari sisi kompetensi, kenyamanan, dan aspek psikologis lainnya, sedangkan personalia berkewajiban menangani urusan administratif. Dengan demikian, keberadaan personalia sangat menunjang keberhasilan HRD dalam menjalankan tugasnya.

Rata Rata Gaji HRD

Dengan banyaknya tanggung jawab dan tugas HRD, mungkin Anda penasaran mengenai besaran gaji seorang staf HRD. Meski tidak selalu sama, gaji rata-rata staf HRD yang masih fresh graduate (sarjana yang baru lulus) ada pada kisaran Rp3 juta per bulan.

Untuk posisi manajer, gaji rata-rata HRD adalah antara Rp6 juta hingga Rp12 juta. Beberapa faktor yang membedakannya adalah lamanya pengalaman bekerja di bidang yang sama dan tempat bekerja sebelumnya.

Namun, yang harus digaris bawahi adalah ini adalah jumlah rata-rata, jumlah gaji disetiap perusahaan pastilah berbeda-beda. Semua dipengaruhi berbagai macam faktor, mulai dari skala perusahaan, pengalaman dan lain sebagainya.

---

Setelah mengetahui poin-poin penting tentang HRD, apakah Anda sudah cukup siap untuk menjadi staf HRD yang baik? Jika Anda adalah orang yang senang berinteraksi dengan orang lain, menjadi staf atau manajer HRD akan menjadi pekerjaan yang sangat menarik untuk ditekuni.