PENGERTIAN SOP: Fungsi, Tujuan, Cara Membuat & Contoh SOP

Pengertian SOP – Dalam dunia bisnis dan kerja, Anda pasti sudah akrab dengan istilah SOP atau standar operasional prosedur. Sesuai namanya, SOP berisi tentang prosedur atau tahapan pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

Secara umum, tujuan SOP adalah untuk menjamin setiap unit kerja menjalankan aktivitas dengan tepat, cepat, efektif dan efiesien dan terhindar dari kesalahan. SOP umumnya dibuat dalam bentuk teks dokumen, blok linera dan juga diagram alir (dfd). 

SOP digunakan mulai dari hal sederhana, seperti SOP membuat kartu perpustakaan, sop melayani pembeli sampai sop penyimpanan bahan kimia atau limbah berbahaya dan lain-lain.

Pengertian SOP

Pengertian SOP adalah tahapan pelaksanaan dalam melakukan suatu pekerjaan. SOP umumnya berupa dokumen tertulis yang berisi instruksi kerja, baik itu menyangkut waktu pelaksanaan, tempat, jenis kegiatan, hingga orang yang terlibat di dalamnya.

SOP juga bisa dianggap sebagai pedoman yang harus dipatuhi oleh para pekerja agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli:

• Menurut Arini T Soemohadiwidjojo (2004) SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.
• Menurut M. Budiharjo (2014) SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan kedalam sebuah dokumen tertulis.
• Menurut Sailendra SOP adalah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

 

Kesimpulan

Pengertian SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan setiap kegiatan operasional organisasi atau perusahan berjalan dengan baik.

Fungsi SOP 

Fungsi SOP adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan. Berikut penjabaran selengkapnya :

1. Sebagai Pedoman Kerja

Fungsi utama SOP adalah sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. SOP yang berisi tahapan dan urutan suatu pekerjaan akan menuntun para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.

Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal. Pegawai akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi/perusahaan bisa lebih mudah tercapai.

2. Sebagai Dasar Hukum

Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai sop maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.

3. Sebagai Informasi Hambatan Kerja

SOP tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, tapi juga soal kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawai. Informasi seperti ini sangat penting sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.

4. Sebagai Pengontrol Disiplin Kerja

Secara keseluruhan, SOP mengandung sejumlah aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerja. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.

Manfaat SOP

Selain itu sop juga memiliki beberapa manfaat, berikut adalah Manfaat SOP

• Dapat Meminimalisir Kesalahan-kesalahan Pegawai
• Karyawan lebih mandiri dan tahu job desk atau tugas-tugasnya.
• Membuat pegawai baru mudah beradaptasi dengan pekerjaannya.
• Kepuasan Pelanggan terhadap kemudahan dan kecepatan service, terutama pada organisasi/perusahaan jasa dan layanan publik.

Prinsip Penyusunan SOP

SOP tidak dibuat secara sembarangan. Ada beberapa prinsip yang wajib dipenuhi agar SOP bisa berfungsi secara maksimal.

1. Jelas dan Mudah

Mengingat SOP akan dijadikan pedoman, maka standar operasional prosedur harus jelas, mudah dipahami, serta gampang diterapkan, baik oleh pemimpin maupun pegawai yang ada di perusahaan tersebut.

SOP sebaiknya dijabarkan dengan kalimat serta penjelasan yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini berfungsi untuk mnghindari adanya salah paham dalam mengartikan informasi dan aturan dalam SOP.

2. Efektif dan Efisien

SOP dibuat dengan mementingkan efisiensi dan efektivitas kerja. Prosedur pekerjaan yang dilakukan sebaiknya dibuat sesingkat mungkin untuk efisiensi waktu, tenaga, serta biaya. Akan tetapi, efisiensi yang diterapkan harus selaras dengan prinsip efektivitas.

Walau prosedur operasional kerja dibuat seefisien mungkin, target perusahaan harus tetap diutamakan. Secara sederhana, SOP wajib dibuat dengan tujuan memanfaatkan sumber daya yang sedikit untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

3. Adanya Keselarasan

SOP yang disusun harus sesuai dan selaras dengan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik soal visi dan misi, ketersediaan sumber daya, maupun hal-hal lainnya.

4. Dinamis

SOP sebaiknya diperbaharui sesuai dengan keadaan yang terjadi di lingkungan kerja. Fungsi dari evaluasi sop sangat penting agar setiap kekurangan dapat diperbaiki dan menghasilkan panduan yang lebih baik.

5. Terukur & Terbuka

SOP dibuat untuk mencapai target perusahaan. Target yang dimaksud adalah hasil yang bisa diukur kuantitas dan kualitasnya. Pengukuran ini berguna untuk evaluasi lebih lanjut tentang seberapa baik dan efektif SOP yang diterapkan.

SOP harus memenuhi prinsip keterbukaan. Artinya, SOP harus selalu transparan dan jelas. SOP juga tidak bersifat mutlak dan bisa berubah/diperbaiki apabila ada hal-hal yang dianggap tidak sesuai.

6. Kepatuhan dan Kepastian Hukum

SOP yang dibuat harus bisa menjamin bahwa seluruh prosedur yang tertuang di dalamnya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku. SOP juga akan bertindak sebagai pelindung bagi para pegawainya apabila muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.

Cara Membuat SOP

SOP memiliki peran yang sangat penting bagi kelangsungan perusahaan, karena itu penyusunannya pun harus dilakukan dengan sangat cermat dan hati-hati. Setidaknya ada lima tahapan yang harus dilalui:

1. Pembentukan Tim

Hal pertama yang dilakukan adalah dengan membentuk tim penyusun SOP. Tim penyusun ini harus terdiri dari orang-orang yang ahli dan paham tentang perusahaan. Tim ini biasanya terdiri dari anggota human resources department (HRD), bisa juga melibatkan konsultan HR.

Untuk perusahaan skala kecil, SOP tentunya dibuat dengan lebih sederhana tanpa alur yang rumit. Si pembuat SOP pun biasanya cukup si pemilik usaha yang memang sudah paham dengan proses bisnisnya.

2. Pelajari Proses Bisnis dan Kumpulkan Data

Tim wajib mempelajari proses bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan mulai dari awal hingga akhir. Proses yang dimaksud mencakup masalah teknis, produk yang dihasilkan, sumber daya yang diperlukan, serta siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Setelah mempelajari proses bisnis secara mendalam, semua data harus dicatat secara jelas dan detail. Data ini nantinya akan dievaluasi kembali sekaligus berguna sebagai dasar perancangan SOP.

3 Review dan Evaluasi

Langkah selanjutnya adalah review dan evaluasi. Seluruh data yang dikumpulkan sebaiknya divisualisasikan lewat flowchart agar lebih mudah dipahami. Dari flowchart tersebut nantinya akan diketahui tentang detail prosedur kerja, termasuk pihak-pihak yang bertanggung jawab.

Tim penyusun bisa mendiskusikan sekaligus melakukan evaluasi terhadap rancangan prosedur kerja tersebut. Setiap anggota tim juga berhak memberikan kritik dan masukan demi menghasilkan SOP yang lebih baik.

4. Simulasi

Ketika rancangan SOP sudah sampai di tahap akhir, maka langkah selanjutnya adalah melakukan simulasi pada kondisi nyata. Hal ini berguna untuk mengetahui efek yang terjadi ketika SOP benar-benar diterapkan dalam perusahaan.

Simulasi juga berguna untuk mencari celah kekurangan pada SOP. Apabila ada yang tidak sesuai atau menimbulkan dampak negatif, maka tim penyusun harus melakukan perbaikan terhadap SOP.

5. Penetapan SOP

Setelah pembuatannya selesai dan tidak menimbulkan masalah ketika diterapkan dalam simulasi, maka rancangan SOP bisa ditetapkan secara resmi. Penetapan ini tentunya melibatkan pihak-pihak yang berwenang seperti pemimpin perusahaan.

SOP yang sudah ditetapkan dan disetujui sebaiknya segera diimplementasikan di dalam perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan sehingga proses produksi bisa berjalan dengan lebih baik.

Contoh SOP Sederhana

Setiap institusi dan perusahaan memiliki SOP yang berbeda. Hal ini bergantung pada prinsip kerja, jenis pelayanan, maupun dari barang/jasa yang ditawarkan kepada konsumen. Di bawah ini adalah beberapa contoh SOP dari berbagai usaha yang berbeda.

Contoh SOP Kasir Minimarket

1. Petugas/ penanggung jawab: kasir
2. Prosedur pelayanan dan tugas kasir

• Melayani konsumen dengan senyum, ramah, cepat, dan akurat.
• Scan barcode Apabila terjadi kendala, ketik kode secara manual.
• Bertanya pada konsumen apakah hendak menambah barang belanjaan.
• Tawarkan produk-produk promo kepada konsumen.
• Barang yang sudah di-scan langsung dimasukkan ke dalam plastik.
• Sebutkan jumlah nominal uang yang harus dibayarkan oleh konsumen.
• Ketika menerima uang, hitung di hadapan konsumen dan sebutkan jumlahnya.
• Bila ada uang kembalian, sebutkan nominalnya secara jelas pada konsumen. Pastikan memberikan uang kembalian secara tepat.
• Berikan struk belanja kepada konsumen.
• Ucapkan terima kasih kepada konsumen.
• Menghitung uang sekaligus mencocokkan jumlahnya dengan data penjualan.
• Membuat laporan keuangan dan menyetorkan uang kepada pemilik minimarket.

Contoh SOP Karyawan Perusahaan Secara Umum:

1. Pakaian dan penampilan

• Wajib memakai baju seragam resmi perusahaan serta celana hitam.
• ID karyawan disematkan di bagian saku depan.
• Sepatu warna hitam atau cokelat gelap.
• Rambut rapi, tidak diwarna/dicat (wanita boleh berhijab).
• Tidak memakai aksesori/perhiasan berlebihan.
• Selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan bersih.

2. Waktu kerja

• Waktu kerja selama 8 jam, mulai dari pukul 08.00–16.00 WIB.
• Waktu istirahat pada pukul 12.00–13.00 WIB.

---

Itulah penjelasan tentang seluk-beluk standar operasional prosedur. SOP dibuat untuk tujuan yang baik, jadi apabila Anda tergabung dalam sebuah institusi atau perusahaan, patuhi aturan dan prosedur yang berlaku demi kepentingan bersama.