PENGERTIAN SURAT: Fungsi Ciri, Sejarah & Jenis Surat (Dinas, Resmi dll)

Pengertian Surat – Di zaman serba canggih seperti sekarang ini, mungkin terasa aneh ketika kita mendengar surat sebagai alat komunikasi. Padahal di zaman sebelum internet menguasai peradaban manusia, surat memegang peranan penting bagi pertukaran informasi.

Hingga saat ini pun, surat masih memegang peranan penting. Baik itu dalam konteks komunikasi formal di dalam ranah institusi, maupun fungsi lainnya. Karena faktanya, surat pun memiliki banyak jenis dan macamnya.  

Pengertian Surat

Surat merupakan sarana bagi suatu pihak untuk berkomunikasi maupun memberitakan suatu informasi tertulis ke pihak yang lain. Lazimnya, sebuah surat tak hanya berisi pesan namun juga dilengkapi dengan data pendukung lain seperti tempat, waktu, bahkan tanda tangan.

Menurut S. Hidajat, surat adalah kertas yang digunakan seseorang untuk menulis berita, pernyataan, atau informasi apapun yang hendak diajukan kepada pihak lain.

Sedangkan menurut Prajudi Atmosudirjo, surat adalah alat komunikasi yang ditulis oleh seseorang atas nama pribadi atau instansi untuk alamat tertentu.

Sejarah Surat

Jauh sebelum banyak agen pengiriman surat berdiri seperti saat ini, masyarakat menggunakan berbagai cara yang unik untuk berkirim surat. Ada yang memasukkan kertas surat ke dalam botol lalu melarungnya ke laut, dan ada juga yang memanfaatkan binatang seperti burung merpati.

Meski keberhasilan cara-cara tradisional ini masih dipertanyakan, faktanya praktik pertukaran surat telah dimulai sekitar tahun 2000 SM di Mesir. Di era itu, surat digunakan untuk bertukar budaya dengan masyarakat Babilonia. Tren ini menjadi tonggak sejarah di dunia dalam perkembangan berkirim surat.

Di Indonesia sendiri, meski surat telah ada pada era Kerajaan Tarumanegara dan Majapahit, namun kebutuhan untuk berkirim surat meningkat pesat pada zaman penjajahan Belanda.

Metode pengiriman surat pada awalnya adalah memanfaatkan utusan kerajaan dan mengantarnya langsung ke alamat tujuan.

Kantor pos resmi pertama yang ada di Indonesia akhirnya berdiri pada tanggal 26 Agustus 1746. Tujuan utamanya adalah agar surat yang hendak dikirim terutama ke luar Pulau Jawa dapat terakomodasi dengan baik dan keamanannya pun terjamin.

Fungsi Surat

Menulis surat tentu bukan aktivitas tanpa makna. Fungsinya pun terkadang dapat berbeda antara satu dengan surat lainnya mengingat jenis surat ada banyak. Namun secara umum, ada beberapa fungsi utama surat yang perlu Anda ketahui:

Fungsi utama dari surat yang mewakili kepentingan instansi adalah menyampaikan permohonan, pemberitahuan, permintaan, laporan, pernyataan, perintah, dll. Selain itu, surat juga dapat dijadikan alat bukti tertulis yang sah, bahkan memiliki kekuatan hukum ketika terdapat tanda tangan dan materai.

Dalam suatu institusi formal, surat juga kerap difungsikan untuk menyosialisasikan pedoman kerja dari atasan ke bawahan. Isinya kurang lebih adalah metode untuk melakukan suatu pekerjaan, hal-hal yang perlu diberi perhatian khusus, serta catatan untuk setiap departemen.

Sedangkan untuk konteks pribadi, surat lebih banyak berfungsi untuk bertukar pesan, menyampaikan informasi, dan mencatat dokumentasi kepada penerima.

Beberapa orang yang sering merasa sulit mengingat detail suatu hal penting, baik itu yang berhubungan dengan kenangan, kegiatan penting, maupun pekerjaan, kerap memanfaatkan surat. Tulis apa saja yang dianggap penting dan kapanpun ingin mengingatnya, tulisan itu pun dapat dibaca berulang-ulang.

Semakin lengkap komponen surat, maka fungsinya pun akan menjadi lebih bervariasi.

Apabila dalam surat tersebut setidaknya terdapat identitas lengkap pengirim, penerima, waktu, tempat, detail kejadian, hingga dokumentasi lain (foto atau catatan kaki) maka surat juga bisa menjadi bukti perjalanan yang rinci.

Jenis Jenis Surat

Berdasarkan penggunaannya, surat dibagi menjadi dua jenis:

1. Surat Pribadi

Sesuai dengan namanya, surat pribadi adalah surat yang pemanfaatannya adalah untuk kepentingan individu tanpa mewakili entitas lainnya seperti perusahaan atau organisasi. Umumnya, surat pribadi berbentuk korespondensi antar keluarga dan teman.

Ciri yang paling mudah diamati dari surat pribadi adalah tidak menggunakan kop surat dan tak perlu dibubuhi nomor surat pula. Salam pembuka dan penutup dapat sangat beragam, namun hampir semua yang dipilih bukanlah bentuk salam yang formal.

Karena ditulis hanya sebagai sarana berkorespondensi, maka tidak ada aturan baku yang mengatur bahasa yang digunakan dan format yang diterapkan. Umumnya, hal ini tergantung dari seberapa dekat pengirim dan penerima.

Apabila kedua belah pihak relatif berada di kisaran umur yang sama, telah akrab sejak lama, serta tak ada sekat pembatas, maka gaya bahasa dan format yang dipakai santai. Namun akan berbeda apabila surat pribadi ditujukan ke orang tua atau keluarga lain yang dihormati.

2. Surat resmi

Surat resmi digunakan dalam ranah kepentingan resmi. Pihak yang terlibat dapat bervariasi namun lazimnya meliputi instansi, organisasi, namun tak menutup kemungkinan juga sasarannya adalah individu.

Contoh penggunaan surat resmi adalah surat edaran, undangan, pemberitahuan, surat pengunduran diri atau melamar kerja.

Ketika diperhatikan bentuk dan cara penulisannya, ada banyak ciri mencolok yang membedakannya dengan surat pribadi. Surat resmi biasanya dilengkapi dengan kop, nomor, lampiran, serta perihal surat. Bahasa dan format yang dipakai juga bergaya formal dan baku.

Surat dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan, yaitu:

1. Surat perintah, berisi instruksi yang jelas dan mengikat agar pihak menerima menjalankan sesuai yang tertera pada surat.
2. Surat peringatan, bertujuan untuk memperingati pihak penerima akibat adanya kesalahan yang dilakukan.
3. Surat keputusan, berisi keputusan atau kebijakan yang disusun oleh lembaga tertentu berdasarkan pertimbangan matang.
4. Surat penawaran, umumnya berkaitan dengan surat niaga dengan tujuan untuk menawarkan suatu barang dan jasa.

Dilihat dari bentuknya, surat dibagi menjadi lima jenis:

1. Kartu pos, merupakan surat berbentuk seperti kartu yang menggunakan kertas lebih tebal dengan dimensi 10×15 cm.
2. Warkat pos, umumnya menggunakan kertas cetak kemudian dilipat hingga menyerupai bentuk amplop
3. Surat bersampul, merupakan satu bendel surat yang terdiri dari beberapa lembar kertas dan dikirim di dalam amplop untuk menjaga surat tetap aman.
4. Memorandum adalah salah satu jenis surat resmi yang dipakai dalam internal suatu instansi maupun antar beberapa instansi terkait.
5. Meski tidak terlihat seperti surat pada umumnya, namun fungsi dan tujuannya yang serupa dengan surat lainnya. Dengan menggunakan telegram, maka pesan singkat dapat disampaikan dengan jarak yang jauh namun waktunya tetap singkat.

Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya terbagi menjadi dua:

1. Surat biasa. Surat ini dikirim ke satu orang penerima, baik itu atas nama pribadi maupun instansi
2. Surat edaran. Surat ini dikirim atau diedarkan untuk dibaca oleh banyak orang dalam satu institusi, lintas lembaga, atau bahkan dari satu instansi kepada masyarakat luas. Umumnya berisi pemberitahuan yang sifatnya tidak rahasia dan berurusan dengan kebijakan organisasi.

Ada dua jenis surat apabila dilihat dari jangkauannya:

1. Surat internal, berasal dari suatu instansi dan dialamatkan ke individu, seluruh staff, atau departemen lain yang masih berada di dalam instansi yang sama.
2. Surat eksternal, berasal dari suatu instansi dan ditujukan ke pihak luar.

Macam-Macam Surat

Bila ditinjau dari sudut pandang isu, bentuk, dan penggunaan bahasa, surat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi

Sama dengan poin sebelumnya, surat pribadi digunakan untuk tujuan pribadi tanpa ada banyak aturan baku yang mengikat. Semua dapat disesuaikan dengan keadaan pengirim dan penerima. Serta, antara satu dengan surat lainnya dapat berbeda pula.

2. Surat Niaga

Surat yang dikeluarkan oleh institusi dengan kegiatan utamanya yaitu berniaga (meliputi industri barang dan jasa) dapat diklasifikasikan ke dalam surat niaga. Keberadaan surat ini tentu sangat bermanfaat untuk menjalin hubungan baik dengan pihak luar serta menjaga citra perusahaan.

Ada banyak contoh surat niaga, beberapa di antaranya adalah surat jual beli, surat sewa menyewa, kwitansi, surat penagihan, surat penawaran, serta surat perdagangan lainnya dalam konteks yang lebih luas.

3. Surat Dinas

Salah satu jenis surat resmi lainnya yang digunakan dalam ranah kepentingan pekerjaan yang sifatnya formal disebut surat dinas. Anda dapat dengan mudah menemukannya ketika bekerja untuk suatu instansi tertentu dan diberi tugas untuk perjalanan dinas ke suatu tempat.

Berbeda dengan jenis surat lain, penggunaan surat dinas lebih banyak mengacu pada tingkatan tata kelola administrasi saja.  Surat ini menjadi dokumen sah yang melandasi pekerjaan seseorang, sebagai arsip apabila dibutuhkan di kemudian hari, serta instruksi resmi dari atasan ke bawahan.

---

Demikianlah penjelasan lengkap mengenai surat. Semoga dapat menambah pemahaman Anda serta menghindari kekeliruan dalam mengirim atau menerima surat.