PENGERTIAN MANAJEMEN: Fungsi, Sejarah, Unsur, Proses, Prinsip & Tingkatan

Pengertian Manajemen – Manajemen adalah suatu ilmu atau kemampuan dalam mengelola segala sumber daya yang dimiliki, agar tujuan yang ingin dicapai dapat terpenuhi.

Manajemen merupakan ilmu yang digunakan di organisasi, perusahaan atau proses yang melibatkan banyak orang. Dengan manajemen, pekerjaan menjadi lebih mudah, karena adanya fungsi-fungsi yang saling berkaitan satu dengan lainnya.

Dalam artikel singkat ini, kita akan membahas tentang apa itu definisi manajemen, beserta dengan sejarah, fungsi, proses, unsur unsur, prinsip beserta tingkatannya,.

Pengertian Manajemen

Pengertian Manajemen adalah upaya untuk mengoordinasikan seluruh sumber daya yang dimiliki melalui serangkaian proses, mulai dari merencanakan strategi, mengorganisasikannya, menetapkan, mengarahkan, hingga mengawasi berjalannya rencana strategi di awal supaya dapat mencapai tujuan dengan baik.

Dalam pengertian yang lebih singkat, Manajemen adalah suatu proses untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.

Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Menurut George Robert Terry (1997) Pengertian Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating dan Controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.
Menurut Marry Parker Foller -> Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui tangan orang lain.
Menurut Alam S -> Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, pengendalian kegiatan organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kesimpulan

Pengertian Manajemen adalah proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengontrolan yang dilakukan dengan menggunakan segala sumber daya yang dimiliki organisasi demi tercapainya tujuan yang ditetapkan.

Fungsi Manajemen

Jika bertanya berapa fungsi manajemen, anda mungkin akan mendapat jawaban berbeda. Ada yang menjawab 4, 5 atau bahkan lebih. Semua jawaban benar, tergantung sumber atau referensi yang dipakai.

Secara umum, manajemen terdiri dari 4 fungsi, yakni Planning (perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (pengarahan) dan Controling (pengendalian/pengontrolan) atau biasa disingkat dengan POAC. Berikut adalah masing-masing penjelasannya;

1. Planning (Perencanaan)

Tidak akan ada tujuan yang dapat dicapai oleh suatu organisasi apabila tidak ada perencanaan di awal. Perencanaan ini termasuk memilih, mendiskusikan, dan mengambil keputusan.

Mengapa keputusan menjadi bagian penting dari fungsi manajemen yang pertama? Karena tidak selamanya pilihan yang dihadapi oleh suatu organisasi adalah pilihan yang mudah.

Supaya dapat mengambil keputusan yang bijak, penting untuk mengacu pada rencana awal yang telah dirumuskan agar tidak keluar dari semangat dan tujuan dari organisasi tersebut.

Terdapat dua elemen utama dalam perencanaan: sasaran dan rencana. Penting bagi individu dan kelompok untuk mencapai sasaran. Dengan kata lain, sasaran juga biasa disebut sebagai tujuan (goal).

Rencana adalah dokumen yang dipakai untuk menggambarkan elemen apa saja yang terlibat, alokasi sumber daya, kondisi keuangan, jadwal, periode waktu, dan seberapa sering suatu kegiatan harus dijalankan.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian suatu kelompok adalah proses untuk mengelompokkan dan mendistribusikan tugas dan tanggung jawab dari pemimpin ke anggota lainnya.

Fungsi ini sangat penting karena berkaitan dengan cara mengelola sumber daya yang terbatas agar dapat mencukupi segala kebutuhan, baik sumber daya manusia, dana, maupun inventaris barang yang dimiliki.

Secara umum, mengorganisasikan suatu kelompok meliputi beberapa komponen yang dapat disingkat menjadi WERE: work, employees, relationship, environment.

Jadi, pekerjaan, karyawan, hubungan antar individu, dan lingkungan atau suasana organisasi adalah hal yang perlu diperhatikan untuk tercapainya tujuan organisasi.

3. Actuating (Pengarahan)

Banyak orang berpendapat bahwa pelaksanaan merupakan poin penting dalam berjalannya suatu organisasi. Ternyata, poin ini menempati urutan nomor tiga apabila diukur dari waktu yang dibutuhkan suatu organisasi dalam mencapai sesuatu.

Pengarahan ini mencakup usaha yang dikerahkan untuk menggerakkan anggota atau karyawan organisasi dengan cara tertentu yang akan membuat tim bergerak menuju arah dan tujuan yang sama sesuai perencanaan di awal.

4. Controlling (Pengawasan)

Masih banyak kelompok yang menyepelekan pentingnya fungsi kontrol. Padahal, fase ini adalah salah satu yang paling krusial untuk memastikan bahwa semua berjalan sesuai rencana.

Seorang pemimpin wajib untuk mengontrol dan memastikan bahwa tidak ada proses yang dimulai terlambat dan menghindari adanya faktor-faktor tak terduga yang dapat menghambat kinerja organisasi.

Proses pengawasan ini dapat dilakukan secara langsung. Namun, apabila tidak memungkinkan, bisa juga memanfaatkan alat bantu atau media penghubung saat terkendala jarak dan kapasitas sumber daya.

Harapannya, hasil pengawasan dapat secara akurat dan terperinci secara rapi sebagai dokumentasi yang baik untuk berjalannya organisasi di kemudian hari.

Ada tiga tipe pengawasan: feed forward control, concurrent control, dan feedback control.

a). Feed forward control adalah proses pengawasan yang didesain khusus untuk menangani permasalahan yang ada serta penyimpangan yang mungkin terjadi dari standar tujuan di rencana awal.

Tujuannya adalah sebagai bahan koreksi sebelum suatu kegiatan maupun pelaksanaan rencana kerja tertentu. Sehingga, ini dapat dikategorikan sebagai pengawasan yang bersifat preventif.

b). Concurrent control merupakan proses yang melibatkan aspek tertentu dalam prosedur yang akan dijalankan. Proses ini wajib disetujui sebelum kegiatan dapat diteruskan dan menjadi sarana untuk memastikan semua berjalan tepat dan akurat.

c). Feedback control merupakan pengendalian yang dilakukan pasca tindakan atau setelah semua kegiatan sudah selesai. Jadi bisa dikatakan tahapan ini lebih menitikberatkan hasil akhir yang hendak di capai. Adapun pengendalian ini bisa memberikan umpan balik yang nantinya akan digunakan sebagai dasar atau acuan untuk kegiatan yang akan datang.

CATATAN

Fungsi manajemen kadang disebut juga PROSES MANAJEMEN, Secara umum, ia terdiri dari Planning/Perencanaan, Organizing/pengorganisasian, Actuating/pelaksanaan dan Controling/pengontrolan (POAC).

Dalam sumber lain mungkin anda akan menemukan tambahan fungsi Goal Setting, Staffing, Motivating, Coordinating, Directing, Supervising dll.

Tingkatan Manajemen

Tingkatan manajemen yang umumnya diterapkan dalam suatu organisasi terbagi menjadi tiga hal.

1. Top Management

Top management adalah tingkatan tertinggi yang ada dalam organisasi. Umumnya, orang-orang yang menduduki posisi ini adalah dewan direksi, presiden direktur, direktur utama dan jabatan eksekutif lainnya.

Fungsi dari tingkatan ini adalah merumuskan rencana jangka panjang serta mengambil keputusan strategis yang berguna bagi perusahaan. Keahlian yang harus dimiliki manajemen puncak adalah kemampuan yang bersifat konseptual (conceptuall skill).

2. Middle Management

Middle management adalah tingkatan yang berada persis di bawah top management, bertugas untuk mengawasi unit kerja serta mengaplikasikan, mengembangkan agenda dan strategi yang telah dirumuskan top management.

Middle management bekerja dengan melaporkan hasilnya kepada top management. Contoh jabatan dalam manajemen level menengah adalah kepala divisi, kepala bagian. Skil yang harus dimiliki pada jenjang ini adalah kemampuan manajerial (manajerial skills)

3. Lower/First Line/Supervisory Management

Merupakan tingkatan terbawah yang ada di organisasi, lower management berfungsi untuk mengawasi kinerja sumber daya manusia dari sektor operasional. Istilah lain yang biasa digunakan untuk menyebut posisi ini adalah mandor dan supervisor.

Skill yang harus dimiliki pada tingkatan lebih bersifat teknik atau technical skills.

Unsur Unsur Manajemen

Ditinjau dari unsurnya, ada enam unsur utama yang kerap disingkat sebagai 6M. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut.

1. Man (Manusia)

Manusia sebagai penggerak organisasi menjadi salah satu unsur paling penting dalam konsep manajemen. Manusia yang menjadi bagian dari kesatuan tim organisasi ini perlu dibagi menjadi beberapa tingkatan seperti poin nomor 4 di atas.

Ketika semua tingkatan mampu menjalankan fungsinya dengan baik dan maksimal, maka akan mempermudah organisasi memiliki kinerja yang efektif untuk tercapainya suatu tujuan bersama.

2. Money (Uang)

Uang adalah komponen yang tak bisa dilepaskan dari keberhasilan suatu organisasi. Uang ini bisa dalam bentuk modal awal, omzet, atau aset lainnya yang tidak berbentuk uang tunai.

Dengan pengelolaan uang yang baik, kebutuhan organisasi, baik dari segi operasional dan pengembangan, dapat berjalan secara maksimal.

3. Material (Bahan)

Bahan adalah material yang digunakan sebagai bahan baku produksi. Pemilihan bahan yang tepat sesuai dengan segmentasi pasar yang telah ditentukan perusahaan di awal adalah faktor penting yang harus ditentukan dari awal.

4. Machine (Mesin)

Penggunaan mesin berfungsi untuk mempercepat proses produksi, membuat kualitasnya lebih terukur, dan mengurangi adanya faktor kesalahan manusia. Namun, hal ini juga sangat tergantung dari jenis produk apa yang dihasilkan organisasi Anda.

Beberapa organisasi memproduksi barang buatan tangan yang secara eksklusif dibuat dengan jumlah terbatas. Maka, mesin yang dibutuhkan adalah yang mampu menunjang produksi satuan tersebut, bukan mesin produksi massal.

5. Method (Metode)

Metode adalah serangkaian proses yang dibuat untuk meningkatkan nilai guna dari segala sumber daya maupun faktor-faktor lain yang akan menentukan berhasil atau tidaknya proses manajemen di dalam organisasi yang Anda kelola.

6. Market (Pasar)

Menentukan pasar berarti menentukan target konsumen yang sekiranya sesuai dengan produk yang dihasilkan oleh organisasi Anda. Cara untuk menentukan pasar bisa berdasarkan gender, demografi, usia, penghasilan, atau gaya hidup.

Pasar juga bisa dijadikan sumber acuan dalam setiap keputusan maupun strategi yang diterapkan organisasi. Karena itu, jangan sampai Anda tak menentukan pasar yang jelas untuk organisasi Anda.

Bidang Bidang Manajemen

Menelisik tentang bidang-bidang yang ada di manajemen, Anda bisa mempelajari lima bidang yang harus ada dalam sebuah organisasi agar terciptalah suasana yang ideal.

1. Manajemen Bidang Produksi

Sesuai namanya, bidang ini khusus menangani bagian produksi dalam suatu organisasi. Mulai dari penentuan strategi, SOP, hingga pengawasan proses produksi, semua ditangani oleh bagian ini.

2. Manajemen Bidang Pemasaran

Berbeda dengan bidang produksi, bidang pemasaran membawahi segala bentuk trik dan taktik untuk memastikan semua barang yang telah diproduksi dapat dipasarkan sesuai dengan target yang telah diterapkan.

Salah satu yang dibahas di bidang pemasaran adalah strategi iklan. Apabila organisasi Anda sudah berskala besar dan menargetkan pasar yang massal, maka bisa memilih beriklan di TV. Bisa juga melalui media sosial untuk menghemat anggaran.

3. Manajemen Bidang Keuangan

Semua pengelolaan keuangan, baik itu uang yang berputar setiap harinya maupun uang yang keluar untuk pengeluaran rutin, seperti belanja karyawan dan membayar sewa, harus melalui persetujuan dan sepengetahuan bidang keuangan.

Anda sebagai pemilik usaha atau menempati posisi pengambil kebijakan perlu mempelajari laporan keuangan yang ada supaya Anda memiliki gambaran seberapa sehat organisasi Anda.

4. Manajemen Bidang Personalia

Semakin banyak karyawan yang dimiliki, tentu Anda membutuhkan orang untuk menjabat posisi yang khusus mengelola sumber daya manusia tersebut. Karena itulah, bidang personalia adalah salah satu yang wajib Anda.

Pengelolaan sumber daya manusia ini mencakup penghitungan gaji, mengelola ijin dan cuti, serta melakukan administrasi yang lengkap terkait data-data penting karyawan.

5. Manajemen Bidang Perkantoran

Bidang perkantoran secara khusus mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor dan tata usaha organisasi.

Pengelolaan ini juga mencakup inventaris dan segala perlengkapan yang digunakan untuk menunjang kinerja bidang lain. Meski terlihat sederhana, namun bidang ini memegang peranan penting dalam menentukan efektivitas kerja bidang bidang lain.

Kelima bidang ini bukanlah entitas yang bekerja sendiri-sendiri demi memenuhi tujuannya sendiri atau bahkan terlalu sibuk dengan rutinitas masing-masing.

Justru sebaliknya, diperlukan kerja sama yang erat antarbagian untuk menciptakan sinergi yang optimal supaya fungsi manajemen dapat tercapai dengan baik.

Selain itu, kerja sama ini sangat krusial untuk memastikan bahwa sumber daya yang ada namun terbatas ini mampu untuk memenuhi segala kebutuhan organisasi.

Ketika kelima bidang tersebut sudah terintegrasi dengan baik, artinya manajemen sudah dijalankan secara optimal.

Sejarah Manajemen

Terdapat empat fase yang menandai sejarah perkembangan ilmu manajemen.

1. Era Pemikiran Awal

Adam Smith, salah satu ilmuwan ekonomi yang paling terkenal sepanjang sejarah, mengemukakan ajaran ekonomi klasik di dalam buku yang ia tulis.

Dalam buku tersebut tertulis tentang organisasi dan bagaimana pembagian kerja yang baik dapat menciptakan efek positif untuk menghasilkan nilai ekonomi yang unggul dan efisien.

Pembagian ini juga mencakup rincian pekerjaan untuk anggota tim secara spesifik, khusus, dan berulang-ulang.

Ia memberi contoh: 10 orang dengan tugas khusus dalam perusahaan akan mampu menghasilkan 48 ribu peniti dalam sehari. Jika dilakukan oleh satu orang, mungkin hanya akan menghasilkan 10 peniti sehari.

Kesimpulannya, pembagian kerja yang baik akan menciptakan produktivitas yang lebih baik, pemanfaatan waktu yang lebih efisien, keterampilan dalam bekerja meningkat, dan tenaga yang dikeluarkan lebih hemat.

2. Era Manajemen Sains

Konsep manajemen ilmiah dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor, seorang ilmuwan manajemen. Konsep ini ia tuliskan dalam buku yang berjudul Principles of Scientific Management tahun 1911.

Menurut Taylor, cara terbaik untuk menentukan solusi penyelesaian suatu pekerjaan tertentu hanya dapat dicapai dengan metode ilmiah.

Sekitar 30 tahun setelah era Taylor, atau tepatnya pada tahun 1940-an, muncul Patrick Blackett yang mengemukakan gagasan mengenai riset operasi yang merupakan kombinasi dari ilmu mikroekonomi dan statistika.

Riset ini secara umum dikenal sebagai manajemen sains yang berusaha untuk menyelesaikan masalah dalam konteks manajemen di bidang logistik dan operasi dengan pendekatan ilmiah.

Sedangkan di tahun 1946, ada Peter F. Drucker yang menelurkan sebuah buku tentang manajemen terapan berjudul Concept of the Conspiracy. Secara spesifik, buku ini membahas tentang penelitian dalam organisasi.

Pemikiran yang berkembang di era ini juga didukung oleh Gilbreth dan Henry Gantt. Gantt menuangkan ide mengenai seorang mandor yang wajib memberi pendidikan untuk karyawannya dan menerapkan manajemen untuk mengontrol kinerjanya.

Penemuan suatu alat yang bernama micromotion juga muncul di era ini. Fungsinya adalah untuk mengukur kinerja para karyawan dengan meneliti gerakan yang dilakukan.

3. Era Manusia Sosial

Mary Parker Follet di tahun 1942 menuliskan buku dengan judul Creative Experience yang menceritakan tentang filosofi bisnis.

Follet berpendapat bahwa tugas memimpin adalah tujuan sebuah kelompok dan hal ini berhubungan dengan individu yang terlibat di dalamnya.

Pada intinya, manajer dan pekerja adalah mitra sekaligus rekan kerja, bukan sebagai lawan. Sehingga integrasi arah dan tujuan dalam bekerja sangatlah penting agar organisasi dapat mencapai tujuannya.

4. Era Modern

Era ini terjadi di abad ke-20 berkat gagasan dari seorang ilmuwan manajemen bernama Joseph Juran dan W. Edward Deming. Di Jepang, Deming dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas.

Gelar itu ia dapat berkat pernyataannya bahwa sebagian besar masalah dalam kualitas bukan merupakan kesalahan karyawan, namun ada pada sistem yang kurang baik. Sehingga, ada beberapa implikasi yang terjadi ketika kualitas sistem diperbaiki.

Biaya pengeluaran akan berkurang secara signifikan karena kesalahan kecil yang terjadi dapat lebih ditekan. Maka, anggaran yang dialokasikan untuk memperbaiki kesalahan tersebut dapat dialihkan ke sektor yang lain.
Meningkatnya indeks produktivitas.
Target market juga akan menjadi lebih baik karena Anda dapat mengupayakan kualitas yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih ditekan. Sehingga, harga akan turun namun kualitas menjadi lebih baik.
Dengan biaya produksi yang rendah, peluang perusahaan untuk mendapat untung lebih pasti akan semakin besar. Salah satu indikator perusahaan mampu bertahan adalah ketika mampu untuk membukukan keuntungan yang signifikan.
Meningkatnya jumlah lapangan pekerjaan yang bisa dihasilkan akan mengurangi jumlah pengangguran yang ada di suatu daerah.

Itulah pembahasan rinci mengenai apa itu pengertian manajemen, fungsi manajemen, tingkatan, unsur-unsur, bidang-bidang serta sejarah dari manajemen itu sendiri.

Dengan demikian Anda bisa mengetahui dan bisa menerapkan ilmu manajemen tersebut dalam bidang pekerjaan yang sedang anda geluti saat ini, Sehingga bisa lebih memudahakan Anda dan hasilnya bisa lebih efektif dan efisien.