15+ Macam Macam Peralatan Kearsipan Kantor dan Gambarnya, LENGKAP!

Peralatan Kearsipan – Arsip adalah dokumen tertulis, lisan atau gambar yang disimpan dalam media tulis atau elektronik. Data-data arsip akan disimpan dalam peralatan tertentu untuk digunakan kembali dalam jangka pendek atau jangka panjang.

Pengarsipan umumnya dilakukan di setiap perkantoran, lembaga, instansi pemerintahan atau swasta dan juga organisasi. Sistem pengarsipan yang baik akan membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.

Untuk mendukung itu, maka diperlukan alat alat kearsipan yang lengkap dan memadai. Berikut ini adalah contoh perlengkapan arsip yang biasa digunakan dalam lingkup perkantoran;

 

Macam Macam Peralatan Kearsipan

• Map Snelhecter
• Hanging Map (Map Gantung)
• Stopmap Polio
• Map Folder
• Ordner
• Box Arsip
• Guide atau Sekat Arsip
• Numerator
• Perforator
• Rak Arsip
• Lemari Arsip
• Filling Cabinet
• Stapler
• Label Arsip
• Alat Sortir
• Rotary Filling dll

Fungsi alat kearsipan sendiri diantaranya adalah sebagai sarana penyimpanan dan pelindung berkas dari kerusakan serta untuk pengorganisasian berkas agar mudah disimpan, dicari dan digunakan kembali sewaktu-waktu.

PERALATAN KEARSIPAN DAN GAMBARNYA

Untuk membantu lancarnya proses pengarsipan, ada banyak peralatan penting yang bisa kita gunakan dan dapatkan dengan mudah.di tempat pen- jual alat alat kantor baik itu offline ataupun online.

Nah, berikut ini adalah penjelasan lengkap berkenaan dengan peralatan-peralatan kearsipan yang disertai dengan gambar peralatan dan penjelasan fungsinya masing-masing.

1. Map Snelhecter

Map snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal, karton atau plastik. Namun yang umum digunakan adalah snelhecter yang terbuat dari bahan plastik tipis yang tersedia dengan berbagai varian warna.

Map snelhecter mempunyai pengunci/penjepit di bagian tengahnya, fungsinya adalah untuk menyimpan kertas-kertas yang sebelumnya telah dilubangi dengan perforator. Di pertokoan, nama lain dari map snelhecter adalah map bussiness file, map acco atau map jepit. 

2. Hanging Map/Map Gantung

Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal.

Sama seperti map lain, hanging map tersedia di toko penjual ATK dengan berbagai varian warna dan model yang berbeda-beda.

3. Stopmap Folio

Stopmap folio adalah jenis map yang harganya paling murah, map ini terbuat dari kertas karton. Kekurangannya adalah stopmap folio ini mudah sobek dan tidak tahan lama, jadi biasanya hanya digunakan untuk penyimpanan berkas yang sifatnya temporer atau sementara.

Stopmap polio biasa digunakan untuk menyisipkan surat lamaran kerja, proposal atau dokumen lainnya agar tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.

4. Ordner

Jika Anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak dokumen sekaligus, ordner adalah jawaban bagi Anda. Map ordner adalah map yang terbuat dari karton ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar.

Map ordner biasanya diletakkan di lemari arsip, rak arsip ataupun rotary filling dan dilengkapi dengan label pada bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk mempermudah user mencari data-data yang diinginkan.

5. Map Folder

Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen.

Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan rapi. Berbeda dengan map Snelhecter yang penjepitnya kurang kuat jadi rentan jatuh.

6. Box Arsip

Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Nah, boks arsip biasanya terbuat dari karton dan terdiri atas berbagai macam ukuran.

Biasanya, boks arsip disimpan di dalam gudang atau di perpustakaan. Bok arsip bisa menyimpan arsip dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.

7. Guide Arsip

Sekat atau guide arsip biasanya dipakai untuk menandai batas arsip sehingga memudahkan Anda dalam pencarian dokumen. Guide arsip hadir dengan material plastik dengan warna merah, hijau, kuning, dan sebagainya.

Kekurangan dari guide arsip ini adalah bahannya cukup mudah sobek sehingga Anda harus berhati-hati saat menariknya.

8. Numerator

Numerator adalah alat yang digunakan untuk melakukan stempel penomoran, terutama penomoran tanggal pada kertas atau objek lainnya.

Penggunaan alat kearsipan ini persis seperti stempel, kita tinggal memutar angka tanggal, bulan dan tahun sesuai keinginan kemudian menempelkan pada berkas yang ingin ditanggali.

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas yang akan disimpan dengan mudah dan tertata dalam map snelhecter, binder ataupun ordner.

Perlengkapan kearsipan ini tersedia dengan berbagai jenis, harga dan merk. Beberapa merk perforator yang terkenal diantaranya Joyko, Kenko, Bantex dll

10. Rak Arsip

Rak arsip dibagi menjadi beberapa bagian dan dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis-jenisnya. Dalam perkantoran atau lembaga, rak ini bermanfaat, karena dokumen yang ada pada bidang tersebut biasanya banyak dan harus digunakan sewaktu-waktu.

11. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari dengan kaca pada pintu dan juga dengan sekat-sekat. Lemari arsip berguna untuk mengelompokkan dokumen-dokumen dan membuat dokumen yang sudah diletakan kedalam ordner terlihat terbuka dan mudah untuk ditemukan.

Lemari ini memiliki kunci sehingga aman dan tidak sembarang orang bisa mengakses arsip di dalamnya.

12. Filing Cabinet

Ini merupakan perabot yang paling banyak dipakai dalam pengarsipan. Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokkan barang dan dokumen.

Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam arsip. 

13. Stapler

Fungsi stapler adalah untuk menyatukan satu dokumen dengan dokumen lain dengan mudah. kita hanya perlu mengisi stapler dengan isiannya yang terbuat dari besi. Setelah itu, tekan kedua sisi stapler hingga besi mengikat dokumen kertas yang kita ingin rekatkan. 

Beberapa orang menyebut stapler dengan nama hekter, jeglekan, hekteran atau bahkan staples. Namun dikutip dari jejaring forum kaskus. Nama benda ini aslinya adalah Stapler, sedangkan untuk isiannya dinamakan Staples.

14. Label Arsip

Harus diakui bahwa label arsip adalah komponen penting dalam pengarsipan. Label arsip berfungsi untuk menandai map-map dengan nama atau dengan jenis arsip.

Ini tentu memberikan kemudahan bagi pengguna yang sering merasa kebingungan saat akan mencari arsip tertentu di kabinet, lemari atau rak penyimpanan arsip.

15. Alat Sortir

Alat sortir merupakan alat yang penting dalam proses surat-menyurat. Alat sortir dapat digunakan untuk memisahkan surat-surat berdasarkan kategorinya dan juga berdasarkan tanggal masuk surat.

Ada berbagai jenis alat sortir surat dan dokumen. Yang paling banyak dipakai adalah yang berbentuk seperti rak terbuka dan punya tingkatan bak anak tangga.

16. Alat Penyimpanan Berputar (Rotary Filling)

Penyimpanan arsip di lemari terlalu menyusahkan dan membuat kita harus membongkar banyak map? Ini tentu membuang-buang waktu. Nah, untuk Anda yang ingin mempersingkat waktu, bisa menggunakan rotary filling.

Rotary filling adalah alat penyimpanan yang dapat berotasi atau berputar. Selain lebih memudahkan pengguna dalam pencarian file arsip. penggunaan Rotary filling juga lebih hemat space ruangan dibandingkan penggunaan rak/lemari arsip.

---

Demikian artikel singkat mengenai peralatan kearsipan dan gambarnya beserta fungsi-fungsinya lengkap. Semoga bermanfaat ..